Die Organisation von Urlauben und Abwesenheiten ist ein kompliziertes Unterfangen. In jeder Personalabteilung ist dies ein wiederkehrendes Thema. Unabhängig von der Art der Abwesenheit, die Personaler müssen viele Punkte beachten. Krankheitsbedingte Abwesenheit bedarf anderer Handhabung als bezahlter Urlaub, Home-Office oder gar Überstundenabbau. Das stellt Personalabteilungen vor eine große Herausforderung. Dabei liegt die Entlastung der Personaler mit einem Online Urlaubsplaner auf der Hand. Wie ein Urlaubsplaner das Management von Urlaub und Verwaltung erleichtert, zeigen wir hier!

Wie profitiert die Personalabteilung von einem Online Urlaubsplaner? 

Die manuelle Urlaubsverwaltung ist in der Regel ziemlich aufwendig. Zunächst beansprucht das Urlaubsmanagement viel Zeit. Außerdem werden Anträge in den meisten Fällen über mehrere Ecken und Stationen verarbeitet. Erst dann kommt es zu einer Entscheidung und der letztlichen Freigabe. Doch es gibt eine Möglichkeit, den Prozess abzukürzen! Die Lösung ist die digitale Urlaubsverwaltung. Das webbasierte Urlaubsverwaltungstool Vacationizr von ermöglicht eine unkomplizierte Bearbeitung der Urlaubsanträge. Damit macht der Online Urlaubsplaner dem unnötigen Papier- und Antragswahnsinn ein Ende. Optimierte Prozesse und erleichterte Arbeit der Personalabteilung. Mit dem Vacationizr profitieren alle Ebenen: Mitarbeiter, Personalverantwortliche und Arbeitgeber!

Zauberwort Self Service

Über Self Service mit einem Online Urlaubplaner wie dem Vacationizr können Mitarbeiter und Personaler selbst auf Informationen zugreifen. Es ermöglicht, Anträge für Urlaub zeit- und standortunabhängig zu stellen. Bereits vergebene Urlaubstage von Kollegen werden online angezeigt. Der Vacationizr ermöglicht eigenes Handeln, ohne mit einer Kontaktperson aus der Personalabteilung oder Geschäftsführung sprechen zu müssen. Die Freigaben erfolgen dann von der Gegenseite ebenso unabhängig. Das macht den Vacationizr flexibler als eine manuelle Urlaubsverwaltung.

Kalender trifft auf Urlaubsplaner

Flexibilität in der Urlaubsverwaltung? Das funktioniert! Das zeigt auch die Kalenderintegration des Vacationizr. Die Kalender von beispielsweise Google und Microsoft Outlook treffen hier auf das ergänzende Gegenstück – den Urlaubsplaner. So haben Personalverantwortliche und Mitarbeiter über mehrere Plattformen hinweg alles im Blick. Auch der Export nach Excel ist möglich, falls gewünscht. 

Personalmanagement leicht gemacht

Personalverwalter und Mitarbeiter werden bei der Beantragung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen vom Vacationizr unterstützt. Die selbsterklärende Nutzeroberfläche ermöglicht die sofortige Anwendung ohne lange Einarbeitungszeiten. Mitarbeiter können den Vacationizr darüber hinaus auch ohne eigene E-Mail-Adresse verwenden, was eine weitere Arbeitserleichterung darstellt. Die Integration von Mitarbeitern kann effektiv von überall aus, auch per Smartphone, erfolgen. Mit der Einstellung von eigenen Themes wird die Benutzeroberfläche ganz nach eigenem Geschmack angepasst. Die Mitarbeiter können auch eigene Avatare einstellen, um die Zuordnung der Urlaubszeiten zur jeweiligen Person noch leichter zu machen. Somit ist immer klar, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt im Urlaub ist oder einen Antrag gestellt hat.

Zeit- und Kosteneffizienz

Zeit sparen, klar! Aber Geld ebenso? Wir wissen mittlerweile, Zeit ist ebenso Geld. in jedem Unternehmen kommt es letztlich darauf an, wie effizient eine Aufgabe ausgeführt wird. Je effizienter, desto kostengünstiger! Darüber hinaus ist aber der Urlaubsplaner Vacationizr für bis zu fünf Nutzer kostenfrei! Genau, kostenlose Urlaubsplanung vom ersten Tag an. Jeder weitere Benutzer wird nach dem „Pay as you grow“ Prinzip hinzugefügt. Nur einen Euro pro weiteren Mitarbeiter kostet der digitale Urlaubsplaner.   

Gerade für Startups sowie kleinere oder mittelständische Unternehmen bietet der Vacationizr damit eine kostengünstige Alternative an. Vor allem Jungunternehmen haben die Möglichkeit, sich von Anfang an zu strukturieren. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Mitarbeitern Dokumente jederzeit von überall aus zur Verfügung zu stellen. Vacationizr befriedigt diesen Anspruch und wächst kostengünstig mit dem Unternehmen mit.

Vacationizr ist jederzeit mit einer anteiligen Rückerstattung kündbar, sodass keine lange Vertragslaufzeiten entstehen. Auch das Hinzufügen und das Entfernen von Benutzern ist problemlos möglich und führt somit nicht zu unnötigen Kosten im Fall einer Kündigung.

Mehrstufige Freigaben und Überschneidungscheck

Aber nicht nur für Startups oder kleine Unternehmen ist der Urlaubsplaner ideal. Auch für große Unternehmen ist der Vacationizr hervorragend geeignet. Auch mit Firmensitzen in unterschiedlichen Ländern und mit mehr als 500 Mitarbeitern kommt der Urlaubsplaner klar. Beispielsweise verschafft er Konzernen eine bessere Übersicht über die verschiedenen Zuständigkeiten. Somit bearbeiten Freigeber nur die ihnen zugewiesenen Anträge und können übersichtlich die verbleibenden Urlaubstage ihrer Mitarbeiter einsehen. Dadurch lassen sich arbeitsrelevante Überschneidungen vermeiden und frühzeitig Vertretungen organisieren. Mehrstufige Freigaben sind ebenfalls möglich und erleichtern die Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen. Abteilungsleiter behalten ebenfalls den Überblick über fehlende Mitarbeiter. Denn das Dashboard informiert über alle aktuellen Abwesenheiten. Zusätzlich können Unternehmen eigene Abwesenheiten für Mitarbeiter definieren. 

Wenn es erwünscht ist, können auch Kollegen auf die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder zugreifen. Durch diese Option entsteht eine hohe Flexibilität innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter können sich also untereinander koordinieren. Besonders sinnvoll ist dies bei Krankheitsausfällen, bei denen jedes Unternehmen spontan reagieren muss. Dann kann der betroffene Kollege seine Krankmeldung hochladen und das verbleibende Team wird unverzüglich informiert.

Fazit zum digitalen Urlaubsplaner

Fassen wir die Vorteile des digitalen Urlaubsplaner Vacationizr noch einmal zusammen… 

• Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement werden optimiert
• Beantragung und Validierung von Fehlzeiten werden vereinfacht
• Self Service auf beiden Seiten – Mitarbeiter und Personalverwaltung
• Überschneidungscheck für eine bessere Urlaubsplanung
• Mehrstufige Freigaben für eine optimierte Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen
• Anzeige und Aktualisierung der verbleibenden Urlaubstage stehen für jeden Mitarbeiter in Echtzeit über seinen persönlichen Account zur Verfügung
• Übersicht von Urlaubskalendern und Zeitplänen pro Mitarbeiter, Team, Abteilung oder für das gesamte Unternehmen
• Kalenderintegrationen sind möglich
• Eigene Themes und Avatare sind einstellbar
• weniger Papierverbrauch – ein Beitrag für den Umweltschutz
• geringeres Fehlerrisiko und einfache Korrekturen

Überzeugt? Dann am besten direkt ausprobieren – Vacationizr als digitale Lösung von Ashampoo Systems für Urlaubsplanung mit kostenfreiem Einstieg.

Vielen Unternehmen ist es bereits klar geworden. Qualifizierte Mitarbeiter reißen sich nicht mehr um den einen Job. Vielmehr müssen Fachkräfte überzeugt werden, sich für das Unternehmen und den Job zu entscheiden. Wie also im Konkurrenzkampf um motivierte Mitarbeiter hervorstechen? Die Antwort lautet Corporate Benefits. Wertvolle Tipps und Beispiele stellen wir euch im Folgenden vor. So gelingt die Suche nach passenden Fachkräften garantiert!

Was bedeuten Corporate Benefits?

Große Worte, nichts dahinter? So ist es bei Corporate Benefits definitiv nicht. Corporate Benefits sind Zusatzleistungen, die Arbeitgeber über das Gehalt hinaus anbieten. Ein attraktives Einkommen reicht mittlerweile nicht mehr aus, um einen qualifizierten Mitarbeiter zu überzeugen. Ein anderes Unternehmen bietet mehr Mitarbeitervorteile? Dann verliert man häufig den Vergleich und die Wahl fällt auf die Konkurrenz. Zusätzlich sind eine große Anzahl an Corporate Benefits vorteilhaft für das Employer Branding. Das Ziel ist es, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und qualifizierte Mitarbeiter zu binden. Zusätzlich erhöhen Corporate Benefits die Bereitschaft, mehr Leistung für das Unternehmen zu bringen. Wer sich wohl fühlt und dem Arbeitgeber vertraut, der strengt sich auch mehr an. Dementsprechend bieten Corporate Benefits auf beiden Seiten Vorteile. Beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Welche Corporate Benefits passen zu mir?

Corporate Benefits sind vielfältig und je nach Belegschaft sollten Mitarbeiterangebote zahlreich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen, die Corporate Benefits anbieten, möchten Mitarbeiter halten und junge Talente an sich binden. Doch nicht zu jedem Mitarbeiter passt das gleich Benefit. Ein Familienvater freut sich über eine Kita-Betreuung. Eine Mitarbeiterin, die am Berufseinstieg steht und Karriere machen will wünscht sich etwas anderes. Zusätzlich ist es wichtig, auf gleichmäßige Verteilung von Vorteilen zu achten. Vor allem Angebote, die mehr Freiheit bieten oder Sicherheit garantieren, sind daher attraktiv. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten. Auch die Option für Home-Office ist ein hoher Attraktivitätsfaktor. Die richtige Unternehmenskultur lockt die richtigen Fachkräfte an. Mit den passenden Corporate Benefits bekommt man ganz leicht motivierte Mitarbeiter.   

Versorgung am Arbeitsplatz

Gutes Essen ist grundsätzlich verlockend. Doch ist das Angebot am Arbeitsplatz überzeugend, ist gute Stimmung und Motivation unter den Mitarbeitern garantiert. Bei Ashampoo und CleverReach sind wir beispielsweise einen Schritt weiter gegangen. Wir bieten in unserem Firmenhauptquartier, dem //CRASH, Versorgung in Form von Frühstück und Mittagessen für alle Mitarbeiter kostenfrei an. Dazu gehören selbstredend auch vegetarische Optionen. Zusätzlich zu der Grundversorgung unserer Mitarbeiter haben wir auf den verschiedenen Abteilungen Teeküchen eingebaut. Diese Teeküchen sind nicht nur praktisch, sondern besonders liebevoll und gemütlich eingerichtet. Das macht die Pause zwischen Meetings umso wertvoller. So erholen sich Mitarbeiter leichter für einen Moment von der Arbeit.  

Familienfreundliches Unternehmen

Für viele Mitarbeiter ist ein wichtiges Kriterium auch die Freiheit und Flexibilität, die der Arbeitgeber im Unternehmen bietet. Besonders Mitarbeiter mit Kleinkindern nehmen Corporate Benefits, die sich nach diesen Bedürfnissen richten, gerne an. Im //CRASH haben wir für unsere Kollegen mit Kindern eine hauseigene KITA eingerichtet. Hier können Kinder betreut werden, falls andere Betreuungsmöglichkeiten wegfallen. Außerdem bieten wir unseren Mitarbeitern flexibles Arbeiten aus dem Home-Office an. Ein solches Corporate Benefit stärkt das Vertrauen und die Verbindung zu den Mitarbeitern. Eltern können beispielsweise von zu Hause ihr krankes Kind betreuen. Die Wertschätzung der Mitarbeiter steht dabei an oberster Stelle. 

Digitales Arbeiten und hoher Technologieanspruch

Besonders junge, ambitionierte Fachkräfte legen hohen Wert auf digitales Arbeiten und Technologie im Unternehmen. Hier punkten Unternehmen deutlich mit Corporate Benefits wie Arbeitshandy oder eigenem Notebook. So nutzen wir auch im //CRASH Notebooks für Mitarbeiter, die zur freien Verfügung stehen. Darüber hinaus ist digitales Arbeiten in unseren Unternehmen selbstverständlich. Teamkoordination, Urlaubsplaner für Mitarbeiter, Meetings und Konzepte sind digital und webbasiert verfügbar. Am Puls der digitalen Zeit überzeugen Unternehmen die nächsten Generationen von Fachkräften und Spezialisten.

Teamgeist und Fortbildung

Wer sich als Teil des Teams fühlt, der bleibt. Daher ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeitern ein Gefühl der Gemeinsamkeit zu verschaffen. Andererseits müssen langjährige Kollegen dauerhaft weiter gefördert werden. Auch der Teamgeist muss regelmäßig in gemeinsamen Events weiter gestärkt werden. Daher bedeuten Corporate Benefits auch, sich zusätzlich für Mitarbeiter und Kollegen einzusetzen. Dadurch zeigt man Wertschätzung auf persönlicher Ebene.

Im //CRASH vereinen unsere Unternehmen nicht nur die gemeinsamen Feiern zu besonderen Anlässen, sondern auch die familiäre Atmosphäre. Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen wir mit kleinen Geschenken, wie einem passendem Team-Hoodie. Regelmäßige Feedbackgespräche fördern zusätzlich die Zusammenarbeit und das Vertrauen von Mitarbeiter und Teamleitung. Corporate Benefits wie Teamtrainings und Exkursionen bringen Mitarbeiter darüber hinaus zusammen. Das ermöglicht auch im professionellen Umfeld bessere Zusammenarbeit und Verständnis für den anderen. Letztlich sind auch individuelle Fortbildungen ein wichtiger Punkt, den wir für jeden Mitarbeiter ermöglichen und verfolgen. Individuelle Wertschätzung, sowie Zusammenhalt im Team sind für viele Mitarbeiter das A und O bei der Suche nach dem passenden Job. 

Gesundheit und Sport

Die Anforderungen an Unternehmen sind nicht nur im digitalen Bereich gewachsen. Die Ansprüche der Mitarbeiter sind auch im Rahmen von Langfristigkeit und Beständigkeit nicht zu unterschätzen. Daher lohnt sich für alle Mitarbeiter Corporate Benefits, die Sport und Bewegung abdecken. Das lässt sich beispielsweise, wie bei uns im //CRASH, durch Joggen in der Mittagspause ermöglichen. Durch firmeneigene Duschen bietet es sportbegeisterten Mitarbeitern die Möglichkeit, zusätzlich Zeit vor Ort für die eigene Gesundheit zu nutzen. Danach startet man frisch ins nächste Meeting. So wird der Abend frei für andere Aktivitäten.

Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeitern die Option für Hansefit. Die Hälfte der Kosten übernimmt das Unternehmen. Dafür steht dem Mitarbeiter eine große Auswahl an Vereinen, Fitnessstudios und anderen sportlichen Aktivitäten zur Verfügung. Darüber hinaus sorgen wir uns auch um die Bewegung und Gesundheit unserer Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Hochfahrbare Schreibtische sind dabei ein Corporate Benefit, das zusätzlich die Belastung durch stundenlanges Sitzen eliminiert. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter, seiner Aufgabe nach Belieben nachzugehen.  

Das Büro als zweites zu Hause

Letztlich zählt bei der Entscheidung eines Bewerbers und auch aktueller Mitarbeiter eine Frage. Fühle ich mich in diesem Unternehmen wohl? Wir haben bereits herausgefunden, dass Gehalt alleine nicht überzeugt. Corporate Benefits in verschiedenen Varianten und Facetten schlagen die Brücke zu den Fachkräften und Spezialisten, die das Unternehmen braucht. Besonders Unternehmen, die aufgrund ihres Standorts bereits im Nachteil gegenüber der Konkurrenz sind, profitieren von passenden Corporate Benefits.

Teamgeist und Zusammenhalt sind Komponenten, die man durch solche Benefits nicht erzwingen, aber definitiv steigern kann. Ein Unternehmen, das unabhängig von seiner Größe ein gesundes Teamnetzwerk und familiäres Umfeld bietet, sticht immer positiv hervor. Der Wohlfühlfaktor wird noch einmal verstärkt, wenn das Firmengebäude, die Büros und der Empfang entsprechend eingerichtet sind. Viel natürliches Licht und eine gemütliche Büroatmosphäre ermöglichen entspanntes Arbeiten und bieten perfekten Nährboden für Konzentration und Zufriedenheit. So werden auch stressige Zeiten besser verkraftet und die Mitarbeiter kommen unabhängig vom Workload gerne ins Büro.   

Corporate Benefits steigern die Attraktivität eines Unternehmens. Davon profitiert das Employer Branding langfristig und die Mitarbeiter, bestehende und zukünftige, gewinnen an Vertrauen und Zufriedenheit. Daher lohnt es sich zu überlegen, auf welcher Ebene und in welchem Umfang Corporate Benefits im Unternehmen möglich sind. Letztlich profitieren beide, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, von einem fördernden Umfeld mit Wohlfühlfaktor.

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung ohne einen passenden Urlaubsplaner. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeiter und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren. Oft geht es zwischen Mitarbeitern heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren. 

Eine rechtzeitige Abstimmung und der richtige Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter fehlt, bedarf einiges an Geschick. Nur so stellt man einen problemlosen Ablauf im Unternehmen sicher. Die folgenden Tipps helfen, sich gemeinsam mit den Kollegen und Mitarbeitern besser abzustimmen.

Zeitliche Abstimmung mit dem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Nutze diesen Vorteil! Sprich mit dem Team direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung. Ziehe auch die Absprache unter den Abteilungen oder externen Dienstleistern in Betracht. Dadurch vermeidet man Probleme während der Urlaubszeit.

Einige hilfreiche Rahmenbedingungen sind zum Beispiel, ob der jeweilige Mitarbeiter schulpflichtige Kinder hat. Ein alleinstehender Mitarbeiter kann auch außerhalb der Ferienzeit in sonnigere Gefilde fahren. Im besten Falle wird derjenige bevorzugt, dessen Wunschzeitraum für den Urlaub an einen festgesetzten Zeitraum gebunden ist. Beliebte Tage wie Brückentage oder der Resturlaub sind häufig die Termine, die schon direkt zu Anfang des Jahres feststehen. Diese sollten diplomatisch koordiniert und bei einem großen Ansturm auf die jeweiligen Brückentage gleichmäßig verteilt werden. So profitiert nicht immer derselbe Mitarbeiter von einem verlängerten Wochenende. Das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Der optimale Zeitpunkt zum Planen

Wenn bereits zu Beginn der Planung feststeht, inwieweit das Jahr mit Unternehmensveranstaltungen gefüllt ist, so sollten zu diesen Terminen nicht zu viele Mitarbeiter im Urlaub sein. Da diese Events besonders wichtig sind, um den Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl zu stärken. Der Urlaubsplaner bietet dafür die passende Übersicht.

Zeitlich ebenfalls immer festgelegt und absehbar sind religiöse Feiertage. Während Termine wie Weihnachten und Ostern in Deutschland gesetzlich geregelt sind, so können Mitarbeiter anderer Glaubensrichtungen ganz andere wichtige Termine haben, die respektiert werden sollten. Räume jedem Mitarbeiter so gut wie möglich die Chance ein, seinen Wunschurlaub zu bekommen.

Besonders hierbei hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeiter von zu Hause aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können.  

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Auch wenn es keiner so wirklich gerne hat, so sind klare Regeln bei der Planung hilfreich und wichtig. Auch bei einem Urlaubsplaner hilft es, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Nimm diese Regeln am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit auf. In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann aber die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf. In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitern leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeiter zugänglich. Dies berücksichtigt alle Arbeitnehmer gleichermaßen bei den Abstimmungen. Ein Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Bedenke nicht nur jährliche Feiertage und Termine, sondern auch den jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte und Teamleiter wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeiter ankommt. Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitern gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden. Damit erspart man eine Menge Abstimmungsärger und ermöglicht den Mitarbeitern, Urlaube mit Familie und Freunden rechtzeitig zu planen. Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht entsprechende Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen Online-basierten Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Veranlasse Beschränkungen entweder für einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitern. Betriebsurlaube tragen sich automatisch in den Kalendern der Mitarbeiter ein und ziehen die Tage vom Urlaubsanspruch ab.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Achte bereits bei der Planung darauf, welcher Kollege den jeweils abwesenden Mitarbeiter in seinem Urlaub vertritt. So vermeidet man Reibungen optimal. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeiter für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen. Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jeder Kollege auch wer der Stellvertreter ist, an den man sich wenden muss. Projekte laufen optimal weiter. Dadurch fällt es Mitarbeitern leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten. Eine wichtige Aufgabe ist zusätzlich, den Urlauber nach seiner Rückkehr auf den aktuellen Stand zu bringen. Somit schließt sich der Kreis der Übergabe.

Überschneidungen von Mitarbeitern

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeiter eine passende Urlaubsvertretung. Diese kann die Aufgaben des fehlenden Urlaubers nahtlos für den Zeitraum der Abwesenheit übernehmen. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeiter aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen im Unternehmen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge muss man mit Bedacht erteilen, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt. Schauen wir uns folgendes Beispiel an. Zwei Mitarbeiter beantragen zeitgleich für denselben Zeitraum Urlaub. Instinktiv entscheidet man häufig nach dem „First-Come-First-Serve“ Prinzip. Stattdessen sucht man am besten das Gespräch mit den betreffenden Kollegen auf. Je nach Situation verzichtet der eine oder andere Mitarbeiter möglicherweise auf seinen Anspruch und lässt dem Kollegen den Vortritt. 

Ein webbasierter Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt und die Mitarbeiter stimmen sich effektiv untereinander ab. 

Resturlaub und Überstunden

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jeden Arbeitgeber eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind doch immer voneinander abhängig. Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team. Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das birgt auch für Arbeitgeber Vorteile. Indem Mitarbeiter zum Erholen animiert werden, vermeidet man eine übermäßige Anhäufung von Überstunden. Stelle in jedem Falle klare betriebliche Regeln auf, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Ermutige deine Mitarbeiter, Überstunden so schnell es geht abzufeiern. So bewahrt man einen besseren Überblick und es freut den Mitarbeiter, der sich für das Unternehmen angestrengt hat. 

Eine Online-Urlaubsverwaltung zeigt auch mehrere Optionen der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeiter können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen. Die Kalenderdarstellung verzeichnet die Anträge direkt und vereinfacht die Abstimmung der Kollegen.

Urlaubsübergabe unter Mitarbeitern

Sobald ein Mitarbeiter im Urlaub ist, übernimmt ein Stellvertreter dessen Aufgaben. Neben dem Briefing des Stellvertreters ist auch die Übergabe an das Team sehr wichtig. Dadurch kann das Team das Projekt effizient weiter vorantreiben. Mitarbeiter brauchen klare Richtlinien für eine sinnvolle Übergabe. So läuft auch während der Urlaubszeit nichts schief und der Mitarbeiter wird in seinem Urlaub nicht gestört.

Je nach Zeitumfang des Urlaubs ist eine Übergabe mehr oder weniger detailliert. Eine Verteilung auf mehrere Kollegen ist sinnvoll, um den Stellvertreter so gut wie möglich zu entlasten. 

Übergaben als Vorteil erkennen

Eine gute Übergabe organisiert die Informationen für den Stellvertreter nach Wichtigkeit und Priorität. Deadlines müssen vermerkt und auch für den Rest des Teams zugänglich sein. Am besten findet ein persönliches Übergabegespräch statt, um den Kollegen vorbereitet an die Aufgaben heranzuführen. Dadurch können Fragen und Prioritäten noch vor Urlaubsantritt effektiv geklärt werden. Der stellvertretende Mitarbeiter bringt den Urlauber am Ende der Abwesenheit auch auf den neuesten Stand.

Urlaub ist Urlaub 

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Vermeide am besten, den abwesenden Mitarbeiter während seiner Urlaubszeit zu kontaktieren. Weise auch die entsprechende Teamleitung und Kollegen an, sich daran zu halten. 

Für fast jeden Zweiten ist es laut einer Umfrage normal, im Urlaub regelmäßig über die Arbeit und die Aufgaben nachzudenken. 14% der Arbeitnehmer nutzen während Ihres Urlaubs freiwillig Stunden, um berufliche E-Mails zu lesen. 

Die überragende Mehrheit von 75% der Befragten braucht länger als eine volle Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, seinen Urlaub ungestört zu nutzen. 

Die Lösung – der Urlaubsplaner

Mit einem Online-Urlaubsplaner kann jeder Urlaubsantrag bei Freigabe persönlich kommentiert werden. Hier bietet sich Platz für positive Bestätigung an den jeweiligen Kollegen. Bei der Freigabe des Jahresurlaubs von über zwei Wochen erlaubt die Online-Urlaubsverwaltung eine Ermutigung des Mitarbeiters. Beispielsweise in Form einer Nachricht, sich diese Zeit wirklich als Entspannung zu nehmen. Man kann dem Kollegen auch vermitteln, dass er sein Laptop im Büro lassen kann. Die zusätzliche Ermutigung sorgt dafür, dass er erholt und motiviert ins Büro zurückkehrt. 

Online-Urlaubsplaner und Urlaubsverwaltung

Ein Online-Urlaubsplaner wie Vacationizr bietet Dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeiter optimal. Organisiere und bereite die Kollegen auf anstehende Urlaube vor. Alles, was man für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigt, hält der Vacationizr für Arbeitgeber und Personaler bereit. Für bis zu fünf Anwender ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge Dich jetzt vom Vacationizr! Genieße eine leichte, schnelle und effiziente Urlaubsverwaltung online!