Digitalisierung im Unternehmen? So klappt der erste Schritt!

Die Digitalisierung ist schon lange kein Modebegriff mehr. Laut Statista ist beispielsweise fast die Hälfte der Weltbevölkerung aktive Internetnutzer. Kein Wunder, dass sich Digitalisierung zur alltäglichen Notwendigkeit entwickelt. Das passiert nicht nur privat, sondern auch im Unternehmen. Bei den unzähligen Möglichkeiten ist es gar nicht schwer, sein Unternehmen mit Hilfe von Software zu digitalisieren. Viele analoge Herausforderungen werden durch digitale Alternativen schneller und effizienter gelöst. Ihre Daten und Anwendungen zu digitalisieren bedeutet also, die globalen Ansprüche und Erwartungen einzuholen.

Durch die Digitalisierung können Arbeitsabläufe optimiert werden

Digitalisierung – eine Notwendigkeit?

Digitale Transformation oder Digitalisierung integriert sich mittlerweile in jeden Aspekt der Gesellschaft: Unternehmen, Regierung, Wissenschaft und viele mehr. Sie wurde zu einem Motor für die internen Abläufe und externen Aktivitäten von Unternehmen. Die Digitalisierung als globales Phänomen provoziert grundlegende Veränderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wie sie ihren Kunden einen Mehrwert bieten.

Die Digitalisierung treibt Unternehmen voran und kann Krisen bewältigen

Der Einsatz von Informationstechnologie hat in Unternehmen grundsätzlich bereits eine gewisse Tradition. Schon seit über 50 Jahren profitieren Unternehmen von digitalen Prozessen. Das zeigt ebenfalls auf, dass Digitalisierung keine einmalige Maßnahme ist. Je weiter sich die Informationstechnologie und die damit verbundenen autonomen Abläufe entwickeln, desto mehr Digitalisierung kann in allen Bereichen der Gesellschaft einziehen. Es ist ein stetiger Prozess der Veränderung und Optimierung von Abläufen.

Was bedeutet Digitalisierung für ein Unternehmen?

Digitale Initiativen im Unternehmen werden von Kunden diktiert, die eine schnelle und effiziente Auslieferung von Dienstleistungen und Produkten erwarten. Das fängt bei den kleinen Transformationsschritten an. Von der papierlosen Verarbeitung wie bei digitalen Urlaubsplaner und Zeiterfassung, bis hin zu schwergewichtigen VR und Blockchain. Unternehmen schaffen dadurch eine aktualisierte Ebene für künftige neue technologische Anwendungen. So wird eine neue Qualität der Kundenerfahrung eingeführt.

Um im Wettbewerb mit der Konkurrenz nicht den Anschluss zu verlieren, müssen Unternehmen also Schritte zur Digitalisierung unternehmen. Beispielsweise realisieren digitale Innovatoren wie PayPal, Uber und Airbnb ihre jeweiligen Branchen auf eine völlig neuartige Art und Weise. Und sie erweisen sich als erfolgreich.

Mithilfe einer digitalen Strategie anderen einen Schritt voraus sein

Veränderung als Fortschritt

Die Digitalisierung eines Unternehmens bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Kostensenkung, erhöhte Sicherheit und verbesserte Produktivität. In der informationsgesteuerten Welt sind es besonders Daten, auf die es ankommt. Die Digitalisierung von Daten hilft Unternehmen, ein besseres Geschäft aufzubauen.

Erstens spart dies Kosten und Zeit. In der Cloud gespeicherte Dokumente optimieren somit Ausgaben. Weniger Bürofläche, Ordner, Papier und dadurch weniger Ressourcen, welche diese analog bearbeiten. Das Drucken, Sortieren und Ablegen erfordert Tonnen von abrechenbaren Arbeitsstunden anstelle von wenigen Mausklicks.

Digitale Veränderungen wirken sich positiv auf Unternehmen aus

Zweitens verbessert ein digitales Dokumentenmanagement die Leistung und Produktivität. Mitarbeiter und Geschäftsführer greifen dadurch auf alle wichtigen Geschäftsdaten in Echtzeit über die jeweiligen Endgeräte zu. Das umfasst beispielswiese umfassende Finanzinformationen über Aktienkurse, Marktdaten und effiziente Kommunikation mit Kunden. Digitale Lösungen wie von Jens Büscher von AMAGNO, Digital Workplace, unterstützen Unternehmen bei diesem Prozess. Mit digitalem Dokumentmanagement steht das Talent der Mitarbeiter im Vordergrund, sodass Potential eines Unternehmens ausgeschöpft werden kann. Dabei kümmert sich das Programm um die automatisierte digitale Dokumentablage.

Digitale Lösungen sichern wichtige Daten mehrmals und bieten durch passende Backups die Möglichkeit der Widerherstellung. Analog ist das Dokumentenmanagement fehlerhaft und kann Probleme oder Schwachstellen aufweisen. Von Verlust über versehentliche Vernichtung, Dokumente ohne Sicherung analog abzulegen ist riskant. Ausgefeilte moderne Sicherheitseinschränkungen zum Schutz von Daten sind hier die bessere Wahl.

Hilfe! Wie digitalisiere ich mein Unternehmen?

Es scheint viele Schritte zu geben, die ein Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung zu beachten hat. Zunächst muss geklärt sein, welche Prozesse vorweg von der Digitalisierung am meisten profitieren. Dies herauszufinden ist nicht immer ganz leicht. Wenn das Unternehmen vor der Aufgabe steht, langfristig die meisten oder gar alle Prozesse zu digitalisieren, lohnt sich der Blick nach außen. Digitalisierungsagenturen und Dienstleister helfen dabei, die Herausforderung Digitalisierung in Angriff zu nehmen. Sie dienen als zentrale Plattform für wichtige und notwendige Digitalisierungsmaßnahmen und helfen die Aufgaben der digitalen Transformation zu überblicken. 

Agenturen wie „Einfach Effizient“ beraten Unternehmen und bringen Licht ins Dunkel, was die digitalen Möglichkeiten angeht. Sei es der leichte Übergang zu einem digitalen Urlaubsplaner und Zeiterfassung oder Aspekte wie cloudbasierte Software, passende SaaS (Software as a Service) Leistungen. Digitalisierungsdienstleister setzen Projekte gezielt um und stellen ihr Know-How Unternehmen zur Verfügung.

Digitalisierung fördern lassen

Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen ist oftmals ein schwieriges Thema. Die Prioritäten und das Wissen liegen meist woanders. Das bestätigen auch Studien: mittelständische Unternehmen haben bei der Digitalisierung ihrer Arbeits- und Geschäftsprozesse im Vergleich zu Großunternehmen Nachholbedarf. Um dauerhaft zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben, muss sich der Mittelstand den Herausforderungen der Digitalisierung stellen. Die Option auf eine Förderung für Digitalisierung bietet hier den passenden Startschuss. Neue Softwarelösungen und Industrie 4.0-Anwendungen sowie digitale Vernetzung bieten Mittelstand und Handwerk vielfältige Möglichkeiten bei der Entwicklung neuer Produkte und Services. Das bundesweite Förderprogramm „go-digital“ unterstützt KMU bei ihrer Digitalisierung. Hier erhalten Unternehmen gezielte Beratungs- und Umsetzungsleistungen.

Der erste Schritt

Das Digitalisieren von kleineren Prozessen kann bereits profitable sein

Wer zunächst den ersten kleinen Schritt in die Digitalisierung des Unternehmens wagen will, sollte dort ansetzen, wo es sich am schnellsten umsetzen lässt. Beispielsweise bei einem digitalen Urlaubsplaner. Einerseits profitiert sofort das gesamte Unternehmen und die Mitarbeiter von einem digitalen Planer. Andererseits ist er schnell und einfach in den bestehenden Arbeitsablauf zu integrieren. Im Beispiel des Vacationizr bietet diese digitale Lösung sofortige Optimierung der Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. 

Mit Self Service auf beiden Seiten, Überschneidungscheck, Freigabeoptionen und Kalenderintegration eignet sich der Vacationizr als sanfter Start in das digitale Unternehmen. Zusätzlich wird der webbasierte Urlaubsplaner von Ashampoo Systems noch in 2020 durch eine cloudbasierte Lösung zur Zeiterfassung ergänzt. Das optimale Starterpaket für Unternehmen, die den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen möchten. Mehr zum Vacationizr gibt es hier. 

Urlaubsplaner – das sollte jede Personalabteilung wissen!

Die Organisation von Urlauben und Abwesenheiten ist ein kompliziertes Unterfangen. In jeder Personalabteilung ist dies ein wiederkehrendes Thema. Unabhängig von der Art der Abwesenheit, die Personaler müssen viele Punkte beachten. Krankheitsbedingte Abwesenheit bedarf anderer Handhabung als bezahlter Urlaub, Home-Office oder gar Überstundenabbau. Das stellt Personalabteilungen vor eine große Herausforderung. Dabei liegt die Entlastung der Personaler mit einem Online Urlaubsplaner auf der Hand. Wie ein Urlaubsplaner das Management von Urlaub und Verwaltung erleichtert, zeigen wir hier!

Ein Laptop neben einer Tasse, der den Urlaubsplaner Vacationizr auf seinem Bildschirm darstellt. Der Text zeigt "Vacationizr Urlaubsplaner für jedes Unternehmen"
Mit dem Urlaubsplaner Vacationizr wird Urlaubsplanung leicht gemacht.

Wie profitiert die Personalabteilung von einem Online Urlaubsplaner? 

Die manuelle Urlaubsverwaltung ist in der Regel ziemlich aufwendig. Zunächst beansprucht das Urlaubsmanagement viel Zeit. Außerdem werden Anträge in den meisten Fällen über mehrere Ecken und Stationen verarbeitet. Erst dann kommt es zu einer Entscheidung und der letztlichen Freigabe. Doch es gibt eine Möglichkeit, den Prozess abzukürzen! Die Lösung ist die digitale Urlaubsverwaltung. Das webbasierte Urlaubsverwaltungstool Vacationizr von ermöglicht eine unkomplizierte Bearbeitung der Urlaubsanträge. Damit macht der Online Urlaubsplaner dem unnötigen Papier- und Antragswahnsinn ein Ende. Optimierte Prozesse und erleichterte Arbeit der Personalabteilung. Mit dem Vacationizr profitieren alle Ebenen: Mitarbeiter, Personalverantwortliche und Arbeitgeber!

Zauberwort Self Service

Über Self Service mit einem Online Urlaubplaner wie dem Vacationizr können Mitarbeiter und Personaler selbst auf Informationen zugreifen. Es ermöglicht, Anträge für Urlaub zeit- und standortunabhängig zu stellen. Bereits vergebene Urlaubstage von Kollegen werden online angezeigt. Der Vacationizr ermöglicht eigenes Handeln, ohne mit einer Kontaktperson aus der Personalabteilung oder Geschäftsführung sprechen zu müssen. Die Freigaben erfolgen dann von der Gegenseite ebenso unabhängig. Das macht den Vacationizr flexibler als eine manuelle Urlaubsverwaltung.

Eine Ansicht der Übersicht der Kollegen und den verschiedenen Urlaubstagen.
Alle Informationen auf einen Blick. Im Vacationizr können eigenständig Urlaub beantragt und Informationen abgerufen werden.

Kalender trifft auf Urlaubsplaner

Flexibilität in der Urlaubsverwaltung? Das funktioniert! Das zeigt auch die Kalenderintegration des Vacationizr. Die Kalender von beispielsweise Google und Microsoft Outlook treffen hier auf das ergänzende Gegenstück – den Urlaubsplaner. So haben Personalverantwortliche und Mitarbeiter über mehrere Plattformen hinweg alles im Blick. Auch der Export nach Excel ist möglich, falls gewünscht. 

Personalmanagement leicht gemacht

Personalverwalter und Mitarbeiter werden bei der Beantragung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen vom Vacationizr unterstützt. Die selbsterklärende Nutzeroberfläche ermöglicht die sofortige Anwendung ohne lange Einarbeitungszeiten. Mitarbeiter können den Vacationizr darüber hinaus auch ohne eigene E-Mail-Adresse verwenden, was eine weitere Arbeitserleichterung darstellt. Die Integration von Mitarbeitern kann effektiv von überall aus, auch per Smartphone, erfolgen. Mit der Einstellung von eigenen Themes wird die Benutzeroberfläche ganz nach eigenem Geschmack angepasst. Die Mitarbeiter können auch eigene Avatare einstellen, um die Zuordnung der Urlaubszeiten zur jeweiligen Person noch leichter zu machen. Somit ist immer klar, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt im Urlaub ist oder einen Antrag gestellt hat.

Das Dashboard des Vacationizr. Der Urlaubsplaner zeigt alle Informationen zu Anträgen, Urlaubstagen und Verläufen einfach im Protokoll und täglichem Dashboard.
Das tägliche Dashboard und Protokoll im Urlaubsplaner Vacationizr zeigen einfach, welche Anträge neu dazu gekommen sind und bearbeitet werden müssen.

Zeit- und Kosteneffizienz

Zeit sparen, klar! Aber Geld ebenso? Wir wissen mittlerweile, Zeit ist ebenso Geld. in jedem Unternehmen kommt es letztlich darauf an, wie effizient eine Aufgabe ausgeführt wird. Je effizienter, desto kostengünstiger! Darüber hinaus ist aber der Urlaubsplaner Vacationizr für bis zu fünf Nutzer kostenfrei! Genau, kostenlose Urlaubsplanung vom ersten Tag an. Jeder weitere Benutzer wird nach dem „Pay as you grow“ Prinzip hinzugefügt. Nur einen Euro pro weiteren Mitarbeiter kostet der digitale Urlaubsplaner.   

Gerade für Startups sowie kleinere oder mittelständische Unternehmen bietet der Vacationizr damit eine kostengünstige Alternative an. Vor allem Jungunternehmen haben die Möglichkeit, sich von Anfang an zu strukturieren. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Mitarbeitern Dokumente jederzeit von überall aus zur Verfügung zu stellen. Vacationizr befriedigt diesen Anspruch und wächst kostengünstig mit dem Unternehmen mit.

Vacationizr ist jederzeit mit einer anteiligen Rückerstattung kündbar, sodass keine lange Vertragslaufzeiten entstehen. Auch das Hinzufügen und das Entfernen von Benutzern ist problemlos möglich und führt somit nicht zu unnötigen Kosten im Fall einer Kündigung.

Die Übersicht der Benutzer ist einfach und deutlich im Vacationizr. Die Tabelle zeigt mehrere Benutzer mit verschiedenen Freigaben und Informationen zu Resturlaub.
Verschiedene Benutzer können einfach und schnell von überall aus hinzugefügt und verwaltet werden.

Mehrstufige Freigaben und Überschneidungscheck

Aber nicht nur für Startups oder kleine Unternehmen ist der Urlaubsplaner ideal. Auch für große Unternehmen ist der Vacationizr hervorragend geeignet. Auch mit Firmensitzen in unterschiedlichen Ländern und mit mehr als 500 Mitarbeitern kommt der Urlaubsplaner klar. Beispielsweise verschafft er Konzernen eine bessere Übersicht über die verschiedenen Zuständigkeiten. Somit bearbeiten Freigeber nur die ihnen zugewiesenen Anträge und können übersichtlich die verbleibenden Urlaubstage ihrer Mitarbeiter einsehen. Dadurch lassen sich arbeitsrelevante Überschneidungen vermeiden und frühzeitig Vertretungen organisieren. Mehrstufige Freigaben sind ebenfalls möglich und erleichtern die Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen. Abteilungsleiter behalten ebenfalls den Überblick über fehlende Mitarbeiter. Denn das Dashboard informiert über alle aktuellen Abwesenheiten. Zusätzlich können Unternehmen eigene Abwesenheiten für Mitarbeiter definieren. 

Wenn es erwünscht ist, können auch Kollegen auf die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder zugreifen. Durch diese Option entsteht eine hohe Flexibilität innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter können sich also untereinander koordinieren. Besonders sinnvoll ist dies bei Krankheitsausfällen, bei denen jedes Unternehmen spontan reagieren muss. Dann kann der betroffene Kollege seine Krankmeldung hochladen und das verbleibende Team wird unverzüglich informiert.

Die Übersicht der Freigaben im Vacationizr. Mehrstufige Freigaben und Überschneidungschecks sind möglich.
Freigaben sind mit dem Vacationizr einfach zu handhaben. Mehrstufige Freigaben und die Kontrolle von Überschneidungen erleichtern das Personalmanagement

Fazit zum digitalen Urlaubsplaner

Fassen wir die Vorteile des digitalen Urlaubsplaner Vacationizr noch einmal zusammen… 

  • Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement werden optimiert
  • Beantragung und Validierung von Fehlzeiten werden vereinfacht
  • Self Service auf beiden Seiten – Mitarbeiter und Personalverwaltung
  • Überschneidungscheck für eine bessere Urlaubsplanung
  • Mehrstufige Freigaben für eine optimierte Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen
  • Anzeige und Aktualisierung der verbleibenden Urlaubstage stehen für jeden Mitarbeiter in Echtzeit über seinen persönlichen Account zur Verfügung
  • Übersicht von Urlaubskalendern und Zeitplänen pro Mitarbeiter, Team, Abteilung oder für das gesamte Unternehmen
  • Kalenderintegrationen sind möglich
  • Eigene Themes und Avatare sind einstellbar
  • weniger Papierverbrauch – ein Beitrag für den Umweltschutz
  • geringeres Fehlerrisiko und einfache Korrekturen

Überzeugt? Dann am besten direkt ausprobieren – Vacationizr als digitale Lösung von Ashampoo Systems für Urlaubsplanung mit kostenfreiem Einstieg.

Corporate Benefits für Mitarbeiter – der Schlüssel zum Erfolg!

Vielen Unternehmen ist es bereits klar geworden. Qualifizierte Mitarbeiter reißen sich nicht mehr um den einen Job. Vielmehr müssen Fachkräfte überzeugt werden, sich für das Unternehmen und den Job zu entscheiden. Wie also im Konkurrenzkampf um motivierte Mitarbeiter hervorstechen? Die Antwort lautet Corporate Benefits. Wertvolle Tipps und Beispiele stellen wir euch im Folgenden vor. So gelingt die Suche nach passenden Fachkräften garantiert!

Ein Mitarbeiter, der auf einen Bildschirm schaut und konzentriert arbeitet. Corporate Benefits ermöglichen gute Chancen auf qualifizierte Mitarbeiter.
Unternehmen mit Corporate Benefits haben größere Chancen auf qualifizierte Mitarbeiter

Was bedeuten Corporate Benefits?

Große Worte, nichts dahinter? So ist es bei Corporate Benefits definitiv nicht. Corporate Benefits sind Zusatzleistungen, die Arbeitgeber über das Gehalt hinaus anbieten. Ein attraktives Einkommen reicht mittlerweile nicht mehr aus, um einen qualifizierten Mitarbeiter zu überzeugen. Ein anderes Unternehmen bietet mehr Mitarbeitervorteile? Dann verliert man häufig den Vergleich und die Wahl fällt auf die Konkurrenz. Zusätzlich sind eine große Anzahl an Corporate Benefits vorteilhaft für das Employer Branding. Das Ziel ist es, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und qualifizierte Mitarbeiter zu binden. Zusätzlich erhöhen Corporate Benefits die Bereitschaft, mehr Leistung für das Unternehmen zu bringen. Wer sich wohl fühlt und dem Arbeitgeber vertraut, der strengt sich auch mehr an. Dementsprechend bieten Corporate Benefits auf beiden Seiten Vorteile. Beim Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Zwei Mitarbeiter, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Sie lächeln und stimmen sich zuversichtlich untereinander ab.
Mit den passenden Corporate Benefits erhöhen Arbeitgeber die Mitarbeiterzufriedenheit

Welche Corporate Benefits passen zu mir?

Corporate Benefits sind vielfältig und je nach Belegschaft sollten Mitarbeiterangebote zahlreich zur Verfügung gestellt werden. Unternehmen, die Corporate Benefits anbieten, möchten Mitarbeiter halten und junge Talente an sich binden. Doch nicht zu jedem Mitarbeiter passt das gleich Benefit. Ein Familienvater freut sich über eine Kita-Betreuung. Eine Mitarbeiterin, die am Berufseinstieg steht und Karriere machen will wünscht sich etwas anderes. Zusätzlich ist es wichtig, auf gleichmäßige Verteilung von Vorteilen zu achten. Vor allem Angebote, die mehr Freiheit bieten oder Sicherheit garantieren, sind daher attraktiv. Dazu gehören flexible Arbeitszeiten. Auch die Option für Home-Office ist ein hoher Attraktivitätsfaktor. Die richtige Unternehmenskultur lockt die richtigen Fachkräfte an. Mit den passenden Corporate Benefits bekommt man ganz leicht motivierte Mitarbeiter.   

Eine Teambesprechung im Büro, bei lockerer Atmosphäre, dank Corporate Benefits. Die Teammitglieder lächeln und genießen die Zeit im Büro.
Corporate Benefits müssen auf die verschiedenen Mitarbeiter zugeschnitten werden

Versorgung am Arbeitsplatz

Gutes Essen ist grundsätzlich verlockend. Doch ist das Angebot am Arbeitsplatz überzeugend, ist gute Stimmung und Motivation unter den Mitarbeitern garantiert. Bei Ashampoo und CleverReach sind wir beispielsweise einen Schritt weiter gegangen. Wir bieten in unserem Firmenhauptquartier, dem //CRASH, Versorgung in Form von Frühstück und Mittagessen für alle Mitarbeiter kostenfrei an. Dazu gehören selbstredend auch vegetarische Optionen. Zusätzlich zu der Grundversorgung unserer Mitarbeiter haben wir auf den verschiedenen Abteilungen Teeküchen eingebaut. Diese Teeküchen sind nicht nur praktisch, sondern besonders liebevoll und gemütlich eingerichtet. Das macht die Pause zwischen Meetings umso wertvoller. So erholen sich Mitarbeiter leichter für einen Moment von der Arbeit.  

Ein großer gemeinschaftlicher Essensbereich für alle Mitarbeiter, angeschlossen an die Gemeinschaftsküche. Möbel aus Holz und liebevolle Dekoration laden zum Verweilen ein. Die kostenfreie Versorgung im //CRASH ist ein großes Corporate Benefit.
Der //CRASH-Point bringt die Teams im Unternehmen zur Mittagspause zusammen

Familienfreundliches Unternehmen

Für viele Mitarbeiter ist ein wichtiges Kriterium auch die Freiheit und Flexibilität, die der Arbeitgeber im Unternehmen bietet. Besonders Mitarbeiter mit Kleinkindern nehmen Corporate Benefits, die sich nach diesen Bedürfnissen richten, gerne an. Im //CRASH haben wir für unsere Kollegen mit Kindern eine hauseigene KITA eingerichtet. Hier können Kinder betreut werden, falls andere Betreuungsmöglichkeiten wegfallen. Außerdem bieten wir unseren Mitarbeitern flexibles Arbeiten aus dem Home-Office an. Ein solches Corporate Benefit stärkt das Vertrauen und die Verbindung zu den Mitarbeitern. Eltern können beispielsweise von zu Hause ihr krankes Kind betreuen. Die Wertschätzung der Mitarbeiter steht dabei an oberster Stelle. 

Ein gemütlicher Meetingraum mit vielen Sitzgelegenheiten und einer digitalen Leinwand. Es sieht aus wie ein Wohnzimmer und wird von dem Wort "HOME" geschmückt
Flexibles Arbeiten von überall aus – am Arbeitsplatz, im Home-Office, oder in den diversen Räumen des //CRASH.

Digitales Arbeiten und hoher Technologieanspruch

Besonders junge, ambitionierte Fachkräfte legen hohen Wert auf digitales Arbeiten und Technologie im Unternehmen. Hier punkten Unternehmen deutlich mit Corporate Benefits wie Arbeitshandy oder eigenem Notebook. So nutzen wir auch im //CRASH Notebooks für Mitarbeiter, die zur freien Verfügung stehen. Darüber hinaus ist digitales Arbeiten in unseren Unternehmen selbstverständlich. Teamkoordination, Urlaubsplaner für Mitarbeiter, Meetings und Konzepte sind digital und webbasiert verfügbar. Am Puls der digitalen Zeit überzeugen Unternehmen die nächsten Generationen von Fachkräften und Spezialisten.

Ein Mitarbeiter schaut konzentriert auf seinen Laptop. Er ist umgeben von Bildschirmen, Laptops und Technologie. Technologie auf dem neuesten Stand und zur freien Nutzung sind passende Corporate Benefits für Fachkräfte.
Technologisch auf dem neuesten Stand. Ein Unternehmen das darauf achtet wird bei den richtigen Spezialisten punkten.

Teamgeist und Fortbildung

Wer sich als Teil des Teams fühlt, der bleibt. Daher ist es besonders wichtig, neuen Mitarbeitern ein Gefühl der Gemeinsamkeit zu verschaffen. Andererseits müssen langjährige Kollegen dauerhaft weiter gefördert werden. Auch der Teamgeist muss regelmäßig in gemeinsamen Events weiter gestärkt werden. Daher bedeuten Corporate Benefits auch, sich zusätzlich für Mitarbeiter und Kollegen einzusetzen. Dadurch zeigt man Wertschätzung auf persönlicher Ebene.

Im //CRASH vereinen unsere Unternehmen nicht nur die gemeinsamen Feiern zu besonderen Anlässen, sondern auch die familiäre Atmosphäre. Onboarding neuer Mitarbeiter unterstützen wir mit kleinen Geschenken, wie einem passendem Team-Hoodie. Regelmäßige Feedbackgespräche fördern zusätzlich die Zusammenarbeit und das Vertrauen von Mitarbeiter und Teamleitung. Corporate Benefits wie Teamtrainings und Exkursionen bringen Mitarbeiter darüber hinaus zusammen. Das ermöglicht auch im professionellen Umfeld bessere Zusammenarbeit und Verständnis für den anderen. Letztlich sind auch individuelle Fortbildungen ein wichtiger Punkt, den wir für jeden Mitarbeiter ermöglichen und verfolgen. Individuelle Wertschätzung, sowie Zusammenhalt im Team sind für viele Mitarbeiter das A und O bei der Suche nach dem passenden Job. 

Eine Frau, die in einem schönen Meetingraum mit dem Team-T-Shirt von Ashampoo sitzt und glücklich auf ihr Handy schaut. Team-Goodies sind einfache Corporate Benefits, die sich leicht umsetzen lassen.
Zusammengehörigkeit drückt sich auf vielen Ebenen aus. Corporate Benefits, wie Team-Hoodies und T-Shirts, verstärken dieses Gefühl.

Gesundheit und Sport

Die Anforderungen an Unternehmen sind nicht nur im digitalen Bereich gewachsen. Die Ansprüche der Mitarbeiter sind auch im Rahmen von Langfristigkeit und Beständigkeit nicht zu unterschätzen. Daher lohnt sich für alle Mitarbeiter Corporate Benefits, die Sport und Bewegung abdecken. Das lässt sich beispielsweise, wie bei uns im //CRASH, durch Joggen in der Mittagspause ermöglichen. Durch firmeneigene Duschen bietet es sportbegeisterten Mitarbeitern die Möglichkeit, zusätzlich Zeit vor Ort für die eigene Gesundheit zu nutzen. Danach startet man frisch ins nächste Meeting. So wird der Abend frei für andere Aktivitäten.

Darüber hinaus bieten wir unseren Mitarbeitern die Option für Hansefit. Die Hälfte der Kosten übernimmt das Unternehmen. Dafür steht dem Mitarbeiter eine große Auswahl an Vereinen, Fitnessstudios und anderen sportlichen Aktivitäten zur Verfügung. Darüber hinaus sorgen wir uns auch um die Bewegung und Gesundheit unserer Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz. Hochfahrbare Schreibtische sind dabei ein Corporate Benefit, das zusätzlich die Belastung durch stundenlanges Sitzen eliminiert. Dies ermöglicht dem Mitarbeiter, seiner Aufgabe nach Belieben nachzugehen.  

Ein Großraumbüro in dem Boxsack und Springbock zur Verfügung stehen. Sportliche Bewegung ist ein passendes Corporate Benefit, das sich nutzen lässt.
Ein Büro, in dem man auch mal Luft ablassen kann. Bewegung und sportliche Betätigung lassen sich durch Corporate Benefits fördern.

Das Büro als zweites zu Hause

Letztlich zählt bei der Entscheidung eines Bewerbers und auch aktueller Mitarbeiter eine Frage. Fühle ich mich in diesem Unternehmen wohl? Wir haben bereits herausgefunden, dass Gehalt alleine nicht überzeugt. Corporate Benefits in verschiedenen Varianten und Facetten schlagen die Brücke zu den Fachkräften und Spezialisten, die das Unternehmen braucht. Besonders Unternehmen, die aufgrund ihres Standorts bereits im Nachteil gegenüber der Konkurrenz sind, profitieren von passenden Corporate Benefits.

Teamgeist und Zusammenhalt sind Komponenten, die man durch solche Benefits nicht erzwingen, aber definitiv steigern kann. Ein Unternehmen, das unabhängig von seiner Größe ein gesundes Teamnetzwerk und familiäres Umfeld bietet, sticht immer positiv hervor. Der Wohlfühlfaktor wird noch einmal verstärkt, wenn das Firmengebäude, die Büros und der Empfang entsprechend eingerichtet sind. Viel natürliches Licht und eine gemütliche Büroatmosphäre ermöglichen entspanntes Arbeiten und bieten perfekten Nährboden für Konzentration und Zufriedenheit. So werden auch stressige Zeiten besser verkraftet und die Mitarbeiter kommen unabhängig vom Workload gerne ins Büro.   

Der Empfang des Firmengebäude //CRASH von Ashampoo und CleverReach. Hier einladende Sessel und Deko sorgen für Gemütlichkeit.
Ein einladender Bereich am Empfang überzeugt Bewerber und gibt einen Wohlfühlmoment

Corporate Benefits steigern die Attraktivität eines Unternehmens. Davon profitiert das Employer Branding langfristig und die Mitarbeiter, bestehende und zukünftige, gewinnen an Vertrauen und Zufriedenheit. Daher lohnt es sich zu überlegen, auf welcher Ebene und in welchem Umfang Corporate Benefits im Unternehmen möglich sind. Letztlich profitieren beide, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, von einem fördernden Umfeld mit Wohlfühlfaktor.

Home-Office in Zeiten von Corona: 10 Tipps für produktives Arbeiten

Home-Office ist bei vielen Unternehmen ein schwieriges Thema, für Arbeitgeber wie auch Arbeitnehmer. Das Corona Virus mischt die Karten zurzeit allerdings neu. In einer aktuellen Umfrage zeigt sich ein klarer Trend: Von 1.000 befragten Angestellten wünschen sich 60% in einer gesundheitsgefährdenden Situation von zu Hause aus arbeiten zu dürfen.

Einige Arbeitgeber fürchten dabei um die Produktivität ihrer Angestellten. Arbeitnehmer teilen diese Sorge, da sie nun ihren Arbeitsalltag autark gestalten müssen. Wie beide Seiten effektiv vom Home-Office profitieren und wie das Arbeiten von zu Hause aus gelingt, verraten wir euch mit unseren folgenden 10 Tipps für mehr Produktivität im Home-Office. 

1. Der Freund, die Routine

Rituale sind im Home-Office genauso wichtig, wie im normalen Arbeitsalltag. Eine gute Routine hilft dabei, die Produktivität aus dem Büro mit in das Home-Office zu bringen. Die tägliche Fahrt zur Arbeit mit dem Rad macht euch wach? Dann dreht eine ähnlich große Runde morgens, um den Kopf frei zu bekommen. Ihr steht zu einer bestimmten Uhrzeit auf und startet mit einer Tasse Kaffee in den Tag? Behaltet diesen Rhythmus weiter bei. Versucht euren Alltag und die Pausenzeiten wie gewohnt einzuhalten. Das gibt euch unter der Arbeitswoche ein Gefühl der Sicherheit und erleichtert die Produktivität im Home-Office, auch wenn ihr nicht so motiviert seid.

Ein Kaffe, Wecker und Blumen neben einem Bett im Schlafzimmer. Routine als Schlüssel für Produktivität.
Es hilft, die gewohnte Routine auch im Home-Office beizubehalten, um produktiv zu bleiben.

2. Probier’s mal ohne Gemütlichkeit

Klar, zu Hause ist es am Schönsten. Und wohlfühlen soll man sich auch, wenn man arbeiten muss. Das beweisen auch immer mehr Unternehmen mit gemütlich eingerichteten Büros. Allerdings kann dies im eigenen Heim, in gewohnter Umgebung dazu verleiten, Produktivität zu verlieren. Das Home-Office bietet viele Vorzüge für Arbeitnehmer, wenn es um Gemütlichkeit geht. Dann kann es sich schnell so anfühlen, als wäre man wieder in den Schulferien angekommen. Versucht, diese Falle der Produktivität zu umgehen. Vermeidet am besten, im Home-Office die gleichen Klamotten wie am Wochenende auf der Couch anzuziehen. Das bringt euer Gemüt in eine ähnlich träge Stimmung wie an den besagten Wochenenden. Am Ende eines Arbeitstages das Arbeitsoutfit gegen die Jogginghose zu tauschen, hilft euch dauerhaft! Denn dadurch kann euer Gehirn besser die freie Zeit tatsächlich als solche wahrnehmen und entspannen.  

Ein Laptop auf dem Sofa, neben einem Kissen und Pantoffeln auf braunem Grund. Ein ordentlicher Arbeitsplatz hilft, produktiv zu bleiben.
Auf dem Sofa mit Pantoffeln produktiv sein? Fehlanzeige! Ein ordentlicher Arbeitsplatz gehört auch ihm Home-Office dazu.

3. Ablenkungen minimieren

Je nachdem wie die Situation zu Hause gestaltet ist, ist ein Home-Office mit mehr oder weniger Ablenkungen geschmückt. Wenn Arbeitnehmer sich den Hausstand mit anderen Personen teilen, ist Ablenkung vorprogrammiert. Grenzen setzen beugt zu starke Ablenkung vor. Schaltet den Fernseher und jegliche Streaming-Dienste aus. Sanftes Radio oder Musikstreaming schaffen allerdings eine Atmosphäre im Home-Office, die nicht zwingend von der Arbeit ablenkt. Sucht euch ein separates Zimmer zum Arbeiten, falls ihr nicht alleine wohnt. Ein „Bitte nicht stören“-Schild wirkt zusätzlich Wunder und zeigt deutlich, dass Konzentration und Produktivität gefragt sind. Das minimiert die Gelegenheit eurer Mitbewohner, euch bei der Arbeit im Home-Office zu stören.   

Ein Schild, das einen Mann abbildet, der den Zugang verweigert. Ablenkungen im Home-Office können durch klare Regeln verhindert werden.
Bitte nicht im Home-Office stören! Ablenkungen können durch klare Regeln verhindert werden.

4. Arbeiten mit System

Viele Tipps für mehr Produktivität beinhalten Systeme, Listen und Tabellen. Das klingt im ersten Moment wenig spannend, wirkt aber Wunder! Wer noch nie autark arbeiten und sich organisieren musste, der wird besonders von einem guten System profitieren. Es gehört einiges an Selbstmanagement und Disziplin dazu, Arbeit in dem gleichen Umfang wie im Büro zu schaffen. Bemüht euch daher, direkt zu Beginn eine Routine zu entwickeln, die euch dabei unterstützt. Fangt mit einer einfachen To-Do-Liste an und arbeitet euch langsam vor. So werdet ihr auch langfristig eure Produktivität steigern, ohne dass der Chef euch auf die Finger guckt. 

Eine Checkliste auf einer Tafel - im Home-Office gelingt die Arbeit mit System.
Im Home-Office gelingt die Arbeit mit System. To-Do-Listen und Tabellen helfen dabei.

5. Nutzt digitale Helfer

Euer Unternehmen nutzt bereits viele digitale Tools? Dann nutzt dies vom Home-Office besonders aus! Habt ihr in der digitalen Unternehmensstruktur noch etwas nachzuholen, dann schaut euch webbasierte Tools an! Diese lassen sich leicht auch im dezentralen Team etablieren und bringen Arbeitgeber und Arbeitnehmer langfristig Vorteile. Sei es ein Kommunikationstool wie Slack, das die Absprache und Teamarbeit verbessert. Oder ein webbasierter Urlaubsplaner für Mitarbeiter, der die Abwesenheiten digital übersichtlich macht.

Ansicht eines Urlaubsplaners, in dem Home-Office eingetragen werden kann.
Home-Office oder Urlaub beantragen? In einem webbasierten Urlaubsplaner wie VACATIONIZR gibt es verschiedene Auswahloptionen!

Ist euer Unternehmen zurzeit in der Lage, den gewohnten Arbeitsalltag auch aus dem Home-Office zu führen, gehören weiterhin Urlaubsplaner und die Kommunikation mit dem Personalwesen dazu. Videokonferenzen lassen das Team auch auf Distanz zusammenrücken. Sie helfen, den Überblick über alle aktuellen Tätigkeiten und Projekte der Kollegen und Mitarbeiter zu behalten. Digitale Tools und HR Software erleichtern somit die Absprachen ungemein. Auch bei Rückkehr ins Büro unterstützt eine vorangeschrittene Digitalisierung bei den Arbeitsabläufen. Mitarbeiter, Projektteams und Arbeitgeber profitieren dabei dauerhaft von gesteigerter Produktivität. 

6. Zeit ist kostbar

Eure Zeit im Home-Office ist genauso kostbar wie im Büro. Teilt euch diese daher gut ein. Ein fester Zeitplan für verschiedene Aufgabengebiete hilft dabei, produktiv zu sein. Die bereits erwähnte Routine ermöglicht es, sich auf die Arbeit einzustellen. Aber auch im Team müssen gewisse Punkte abgesprochen und eingehalten werden. Seid pünktlich, wenn morgens das Teamupdate über die Videokonferenz geplant ist. Stehen viele Telefonate am Vormittag an? Dann plant die tiefergehende Projektarbeit lieber für den Nachmittag. Die Zeit im Home-Office wird am besten genauso genutzt, wie im Büro. Haltet euch daher an die gleichen Zeiten, die im Büro Standard sind. Fangt pünktlich an und haltet euch auch an den Feierabend. So lässt sich leichter die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit ziehen. 

Eine Sanduhr mit rotem Sand, der verrinnt. Die Zeit im Home-Office sollte gut eingeteilt werden.
Die Zeit im Home-Office sollte gut eingeteilt werden. Auch das fördert die Produktivität.

7. Kinder und Home-Office

In vielen Fällen sind die ablenkenden Mitbewohner diejenigen, die am wenigsten für die Situation können. Wenn Kinder Teil der Home-Office Situation sind, gelten besondere Regeln. Eine Routine für euch und eure Kinder hilft in diesem Falle. Eine Struktur, die klare Regeln von gemeinsamer Zeit und Arbeitszeit definiert, dient Kindern als Leitfaden. Kommuniziert außerdem im Team, dass Kinder ein Teil eures Alltags sind und sich daher auf eure Situation im Home-Office auswirken. Eine gute Absprache mit den Kollegen und auch den Kindern hilft allen Beteiligten produktiver zu sein. 

Ein Kind geht Hand in Hand mit den Eltern. Kinder und Home-Office zu vereinbaren ist eine Herausforderung. Klare Regeln helfen allen Beteiligten, sich besser zu arrangieren.
Kinder und Home-Office zu vereinbaren ist eine Herausforderung. Klare Regeln helfen allen Beteiligten, sich besser zu arrangieren.

8. Bewegung als Produktivitätskurbel

Sind wir im normalen Arbeitsalltag, bewegen wir uns viel mehr, als wir glauben. Alleine die Strecke, die wir überwinden, um von zu Hause bis ins Büro zu kommen, schenkt uns einige Schritte am Tag. Dazu kommen Meetings, Besprechungen, die Mittags- und Kaffeepausen. Selbst der Gang zum Drucker hebt uns einmal mehr aus dem Stuhl. Im Home-Office fallen fast alle dieser kleinen Bewegungsgelegenheiten weg. Doch dass unser Kreislauf und das Gehirn von stetiger Bewegung profitiert, ist kein Geheimnis. Bemüht euch daher, Bewegung fest in euren Home-Office Alltag zu integrieren. Nutzt Apps oder Fitnessuhren, die euch daran erinnern euch zu bewegen und zu strecken. Stellt einen Wecker in eurem Handy, falls ihr eine aufdringlichere Aufforderung benötigt. Nutzt Telefonate, um aufzustehen und ein bisschen zu gehen. Wer zu viel sitzt, tut nicht nur seinem Rücken keinen Gefallen. Euer Kopf und dadurch auch eure Produktivität profitieren von guter Blutzirkulation. Also raus aus dem Stuhl und ran ans Werk!

Eine Person, die Treppen steigt. Bewegung im Home-Office ist sehr wichtig.
Im Home-Office bewegt man sich weniger, als sonst. Treppen steigen oder eine Runde Tanzen in der Küche bringt den Kreislauf wieder in Schwung.

9. Die Augen, das Tor zu guter Arbeit?

Euer Herz-Kreislauf-System ist gut in Schwung? Dann schaut doch ab und zu mal aus dem Fenster! Besonders wenn ihr ungestört im Home-Office seid, verlieren sich viele in ihren Aufgaben und schauen stundenlang auf den Bildschirm. Das überanstrengt eure Augen nicht nur, sondern kann sich langfristig auf euren Sehmuskel auswirken. Es reicht schon, alle 20 Minuten den Blick vom Bildschirm zu heben und für mindestens zwanzig Sekunden in die Ferne zu schauen. Dadurch entspannen sich eure Augenmuskeln und ihr vermeidet eine frühzeitige Erschöpfung. Auch Kopfschmerzen durch das künstliche Licht werden so vorgebeugt.

Ein Auge in Nahaufnahme.
Im Home-Office sammelt man schnell einige Stunden vor dem Bildschirm. Regelmäßig in die Ferne gucken entlastet die Augen.

10. Die Zeit allein – Zeit für mich

Nun haben wir uns um Produktivität im Job, eventuelle Ablenkungen und um den Körper gekümmert. Unser letzter Tipp beschäftigt sich mit der Zeit, die am Ende für jeden einzelnen bleibt. Besonders in dieser Ausnahmesituation sollte jeder sich Zeit für sich nehmen und auf sich achten. Alle Tipps zur Produktivität im Home-Office bringen nichts, wenn der Geist von zu viel Stress geplagt ist. Ein Spaziergang an der frischen Luft, eine Meditation, oder das Ausführen eines Hobbys zu Hause wirken dabei wahre Wunder. Vergesst also in all euren Regeln und der Routine nicht, auch Zeit für euch einzuplanen. Nur dann profitiert ihr langfristig von eurer Produktivität. 

Ein gemütlicher Tisch mit Tee und Poesiebüchern und Blumen. Hobbys und Zeit für sich selbst sind wichtig, auch im Home-Office.
Am Ende des Tages Zeit für sich selbst finden. Produktivität aus Ruhe schaffen.

5 gute Gründe auf Excel zu verzichten und auf einen digitalen Urlaubsplaner zu setzen!

Urlaubsplanung klingt erstmal gut: Welcher Mitarbeiter freut sich nicht auf das nächste Reiseziel und die freie Zeit? Doch wenn es um den passenden Urlaubsplaner im Unternehmen geht, da scheiden sich die Geister. Arbeitnehmer und Arbeitgeber wollen beide die verfügbaren Urlaubstage und Feiertage übersichtlich in einem Kalender einsehen, um optimal zu planen. Da scheint Excel als Urlaubsplaner zunächst naheliegend. Doch ein Excel Urlaubsplaner stößt schnell an seine Grenzen und verwandelt die Vorfreude in Frustration. Wie es anders und vor allem besser funktioniert verraten wir dir gern! 

Eine Mitarbeiterin die versucht, mit Excel statt einem Online-Urlaubsplaner ihre Urlaubstage einzutragen.
Urlaubsplanung mit Excel kann ungeahnte Schwierigkeiten mit sich bringen.

Urlaubsplanung mit Excel – ein Hindernis folgt dem nächsten

Schauen wir uns an was passiert wenn man versucht, die Urlaubsplanung mit Hilfe einer Excel-Tabelle zu erfassen! Zunächst ist es sicherlich schwierig, einen Freiwilligen zu finden der bei dem Wort „Excel-Tabelle“ Freudensprünge macht. Dieser Mitarbeiter öffnet Excel und versucht, eine Tabelle zur Urlaubsplanung zu erstellen. Im besten Fall kennt sich dieser Kollege bereits etwas mit Excel aus. Der Mitarbeiter beschäftigt sich nun einige Stunden damit, einen Urlaubsplaner für 2020 zu erarbeiten. Doch wenn Excel dem Mitarbeiter dann wiederholt eine automatische Datumseingabe aufdrückt steht fest, es sollte nicht so schwierig sein. Natürlich sucht der Mitarbeiter dann online nach Vorlagen für „Urlaubsplaner 2020 Excel“. Doch die verschiedenen Strukturen und Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigt diese Lösung eher weniger. 

Urlaubsübersicht der Mitarbeiter? Fehlanzeige!

Endlich kommt eine Vorlage einigermaßen als Kalender für die Urlaubsplanung in Frage! Jetzt geht es an das selbstständige Eintragen der Urlaubstage durch die Mitarbeiter. Das muss allerdings zuverlässig und pünktlich erfolgen. Nur so garantiert man die weitere Planung für andere Teammitglieder. Doch wer hat schon Lust, sich immer sofort um das Eintragen im Kalender zu kümmern? Ein einziges Versäumnis führt bereits zu Problemen in der Absprache. Arbeitstage werden durcheinandergebracht und Überschneidungen bei der Urlaubsplanung gehen unter. Den Urlaub passend zu verschieben erweist sich als chaotisches Unterfangen. Je größer das Unternehmen, desto schlechter wird die Urlaubsübersicht bei der Urlaubsplanung mit Excel.

Zwei Mitarbeiterinnen stimmen sich zu Ihrer Urlaubsplanung mit Excel ab.
Mitarbeiter müssen sich für die Urlaubsplanung mit Excel abstimmen um Überschneidungen zu vermeiden.

Excel als Urlaubsplaner – eine tickende Zeitbombe

Ein Urlaubsplaner für 2020 scheint mit Excel zuerst als leicht gelöst. Doch das Programm selbst ist eine Stolperfalle. Das Löschen einer einzigen Formel bringt den gesamten Kalender durcheinander. Solche Fehler müssen Mitarbeiter händisch mit viel Zeitaufwand ausbaden. Gefahr besteht auch, wenn es nur ein Dokument zum Bearbeiten gibt. Dadurch werden oftmals mehrere Versionen abgespeichert. Es gilt dann, diese zu vergleichen und ineinander zu übertragen. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand für Mitarbeiter und auch Arbeitgeber. Die ursprünglich gewünschte Urlaubsübersicht der Mitarbeiter ist dahin. 

Je mehr Mitarbeiter sich koordinieren, desto schwieriger ist die Urlaubsplanung mit Excel

Die angesprochenen Probleme verschlimmern sich, je größer das Unternehmen ist. Ein großes Unternehmen muss viele Mitarbeiter koordinieren. Auf einmal reicht das einzelne Dokument nicht mehr! Mitarbeiter sprechen sich nicht nur mit dem Arbeitgeber und den direkten Kollegen bei der Urlaubsplanung ab. Auch innerhalb der Teams müssen die unterschiedlichen Absprachen zu Urlaubstagen, Feiertagen und Brückentagen berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter führen plötzlich separate Urlaubslisten. Ein Kollege überträgt dann mit Mühe die Urlaubsplanung für 2020 auf den allgemeinen Kalender in Excel. Hier erhöht sich auch die Gefahr der Überschneidung bei der Urlaubsplanung. Mitarbeiter aus einem Team sprechen sich gerade zur Urlaubsplanung ab. Ein Kollege aus einem anderen Team steht bereits mit seinem Urlaubsantrag zum gleichen Zeitpunkt bei dem Arbeitgeber auf der Matte. Das ganze Spiel geht von vorne los.

Ein Team von Mitarbeitern diskutiert über die verbleibenden Urlaubstage, um Überschneidungen in der Urlaubsplanung zu vermeiden.
Die Koordination der Urlaubsplanung wird mit Excel schwieriger, je mehr Mitarbeiter beteiligt sind.

Excel als Urlaubsplaner frisst wertvolle Zeit

All diese Probleme haben eine Gemeinsamkeit, wenn es um die Urlaubsplanung mit Excel geht. Sie alle fressen wertvolle Zeit! Diese Zeit könnten die Mitarbeiter effizienter auf ihren Projekten verwenden. Folgende Probleme mit Excel haben wir herausgefunden:

  • Die aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle
  • Der große Zeitaufwand beim Eintragen und der Absprache zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern
  • Die Ungenauigkeit beim Erfassen der Urlaubstage
  • Die zusätzliche Fehleranfälligkeit von Excel
  • Die Unübersichtlichkeit und Intransparenz die ein Kalender basierend auf der Urlaubsplanung mit Excel mit sich bringt

Fehlerquellen, die unnötig an den Nerven und Zeitkapazitäten der Kollegen zerren! So wird die Freude der Urlaubsplanung aufgrund von bürokratischen Hindernissen gehörig eingedämmt.

Eine Uhr, die das verbesserte Zeitmanagement mit dem Vacationizr im Gegensatz zu der Urlaubsplanung mit Excel verdeutlichen soll.
Schnell mit Excel den Urlaub planen? Fehlanzeige! Excel als Urlaubsplaner ist ein Zeitfresser.

Wie geht es also besser? 

Ganz einfach! Mit einer Software für die Urlaubsplanung von Mitarbeitern! Mit einem Online Urlaubsplaner wie dem VACATIONIZR! 

Egal wie groß oder klein dein Unternehmen ist, VACATIONIZR ist für dich das Richtige! Mit den mehrstufigen Freigaben sowie der weltweiten Nutzung stärkt dir der VACATIONIZR den Rücken und behält die Übersicht. Selbst bei über 500 Mitarbeitern ist die Koordination kein Problem! Wir bieten dir einen kostenlosen Einstieg bei den ersten fünf Anwendern. Ein unschlagbarer Zeit- und Kostenfaktor bei deiner Urlaubsplanung! Auf lange Einarbeitungszeiten oder das Aufsetzen des Programms kannst du bei dem Online Urlaubsplaner VACATIONIZR getrost verzichten. Durch die intuitive Bedienoberfläche kann die Online-Urlaubsverwaltung sofort und ohne Vorkenntnisse genutzt werden!

Wir machen es dir und deinen Mitarbeitern so einfach und übersichtlich wie möglich, sodass ihr schnell loslegen könnt. Die Startseite des VACATIONIZRs bietet euch eine einfache Übersicht. Hier seht ihr eure eigenen Abwesenheiten und euren verbleibenden Jahresurlaub. Auch der Urlaub der Teamkollegen kann eingesehen werden. Das vereinfacht Absprache und Freigabe. Mit zwei Klicks wird der nächste Urlaub beantragt. 

Eine Mitarbeiterin, die schnell und einfach ihren Urlaub mit dem Vacationizr eingereicht hat.
Mit einem Online-Urlaubsplaner gelingt die Koordination aller Mitarbeiter und Urlaubsanträge im Handumdrehen!

Nochmal im Klartext: Urlaubsplanung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei VACATIONIZR auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was ein Urlaubs- und Organisationsfan braucht. Und noch viel mehr! Nicht nur die Freigabe und das Eintragen der Urlaubstage ist möglich. Auch Krankmeldungen und das Fehlzeitenmanagement kannst du kontrollieren. Sogar der Überstundenabbau ist mit dem VACATIONIZR kein Problem mehr. Haben wir dich überzeugt? Dann lege los und starte in die entspannte, digitale Urlaubsplanung mit dem VACATIONIZR! Für bis zu fünf Benutzer kostenlos und mit allen Features unbegrenzt einsetzbar! 

Urlaubsplanung im Unternehmen – so funktioniert’s

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung ohne einen passenden Urlaubsplaner. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeiter und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren. Oft geht es zwischen Mitarbeitern heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren. 

Eine rechtzeitige Abstimmung und der richtige Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter fehlt, bedarf einiges an Geschick. Nur so stellt man einen problemlosen Ablauf im Unternehmen sicher. Die folgenden Tipps helfen, sich gemeinsam mit den Kollegen und Mitarbeitern besser abzustimmen.

Frühzeitiges Planen im Kalender ist von Vorteil

Zeitliche Abstimmung mit dem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Nutze diesen Vorteil! Sprich mit dem Team direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung. Ziehe auch die Absprache unter den Abteilungen oder externen Dienstleistern in Betracht. Dadurch vermeidet man Probleme während der Urlaubszeit.

Einige hilfreiche Rahmenbedingungen sind zum Beispiel, ob der jeweilige Mitarbeiter schulpflichtige Kinder hat. Ein alleinstehender Mitarbeiter kann auch außerhalb der Ferienzeit in sonnigere Gefilde fahren. Im besten Falle wird derjenige bevorzugt, dessen Wunschzeitraum für den Urlaub an einen festgesetzten Zeitraum gebunden ist. Beliebte Tage wie Brückentage oder der Resturlaub sind häufig die Termine, die schon direkt zu Anfang des Jahres feststehen. Diese sollten diplomatisch koordiniert und bei einem großen Ansturm auf die jeweiligen Brückentage gleichmäßig verteilt werden. So profitiert nicht immer derselbe Mitarbeiter von einem verlängerten Wochenende. Das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Der optimale Zeitpunkt zum Planen

Wenn bereits zu Beginn der Planung feststeht, inwieweit das Jahr mit Unternehmensveranstaltungen gefüllt ist, so sollten zu diesen Terminen nicht zu viele Mitarbeiter im Urlaub sein. Da diese Events besonders wichtig sind, um den Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl zu stärken. Der Urlaubsplaner bietet dafür die passende Übersicht.

Zeitliche Abstimmung erleichtert die Koordination im Team.

Zeitlich ebenfalls immer festgelegt und absehbar sind religiöse Feiertage. Während Termine wie Weihnachten und Ostern in Deutschland gesetzlich geregelt sind, so können Mitarbeiter anderer Glaubensrichtungen ganz andere wichtige Termine haben, die respektiert werden sollten. Räume jedem Mitarbeiter so gut wie möglich die Chance ein, seinen Wunschurlaub zu bekommen.

Besonders hierbei hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeiter von zu Hause aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können.  

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Auch wenn es keiner so wirklich gerne hat, so sind klare Regeln bei der Planung hilfreich und wichtig. Auch bei einem Urlaubsplaner hilft es, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Nimm diese Regeln am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit auf. In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann aber die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf. In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitern leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeiter zugänglich. Dies berücksichtigt alle Arbeitnehmer gleichermaßen bei den Abstimmungen. Ein Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Bedenke nicht nur jährliche Feiertage und Termine, sondern auch den jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte und Teamleiter wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeiter ankommt. Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitern gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden. Damit erspart man eine Menge Abstimmungsärger und ermöglicht den Mitarbeitern, Urlaube mit Familie und Freunden rechtzeitig zu planen. Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht entsprechende Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen Online-basierten Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Veranlasse Beschränkungen entweder für einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitern. Betriebsurlaube tragen sich automatisch in den Kalendern der Mitarbeiter ein und ziehen die Tage vom Urlaubsanspruch ab.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Achte bereits bei der Planung darauf, welcher Kollege den jeweils abwesenden Mitarbeiter in seinem Urlaub vertritt. So vermeidet man Reibungen optimal. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeiter für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen. Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jeder Kollege auch wer der Stellvertreter ist, an den man sich wenden muss. Projekte laufen optimal weiter. Dadurch fällt es Mitarbeitern leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten. Eine wichtige Aufgabe ist zusätzlich, den Urlauber nach seiner Rückkehr auf den aktuellen Stand zu bringen. Somit schließt sich der Kreis der Übergabe.

Projekte und Aufgaben laufen mit dem richtigen Urlaubsstellvertreter kompetent weiter.

Überschneidungen von Mitarbeitern

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeiter eine passende Urlaubsvertretung. Diese kann die Aufgaben des fehlenden Urlaubers nahtlos für den Zeitraum der Abwesenheit übernehmen. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeiter aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen im Unternehmen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge muss man mit Bedacht erteilen, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt. Schauen wir uns folgendes Beispiel an. Zwei Mitarbeiter beantragen zeitgleich für denselben Zeitraum Urlaub. Instinktiv entscheidet man häufig nach dem „First-Come-First-Serve“ Prinzip. Stattdessen sucht man am besten das Gespräch mit den betreffenden Kollegen auf. Je nach Situation verzichtet der eine oder andere Mitarbeiter möglicherweise auf seinen Anspruch und lässt dem Kollegen den Vortritt. 

Ein webbasierter Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt und die Mitarbeiter stimmen sich effektiv untereinander ab. 

Resturlaub und Überstunden

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jeden Arbeitgeber eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind doch immer voneinander abhängig. Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team. Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das birgt auch für Arbeitgeber Vorteile. Indem Mitarbeiter zum Erholen animiert werden, vermeidet man eine übermäßige Anhäufung von Überstunden. Stelle in jedem Falle klare betriebliche Regeln auf, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Ermutige deine Mitarbeiter, Überstunden so schnell es geht abzufeiern. So bewahrt man einen besseren Überblick und es freut den Mitarbeiter, der sich für das Unternehmen angestrengt hat. 

Eine Online-Urlaubsverwaltung zeigt auch mehrere Optionen der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeiter können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen. Die Kalenderdarstellung verzeichnet die Anträge direkt und vereinfacht die Abstimmung der Kollegen.

Koordination und Planung von Urlaub und Überstundenabbau hilft Mitarbeitern und Arbeitgebern.

Urlaubsübergabe unter Mitarbeitern

Sobald ein Mitarbeiter im Urlaub ist, übernimmt ein Stellvertreter dessen Aufgaben. Neben dem Briefing des Stellvertreters ist auch die Übergabe an das Team sehr wichtig. Dadurch kann das Team das Projekt effizient weiter vorantreiben. Mitarbeiter brauchen klare Richtlinien für eine sinnvolle Übergabe. So läuft auch während der Urlaubszeit nichts schief und der Mitarbeiter wird in seinem Urlaub nicht gestört.

Je nach Zeitumfang des Urlaubs ist eine Übergabe mehr oder weniger detailliert. Eine Verteilung auf mehrere Kollegen ist sinnvoll, um den Stellvertreter so gut wie möglich zu entlasten. 

Übergaben als Vorteil erkennen

Eine gute Übergabe organisiert die Informationen für den Stellvertreter nach Wichtigkeit und Priorität. Deadlines müssen vermerkt und auch für den Rest des Teams zugänglich sein. Am besten findet ein persönliches Übergabegespräch statt, um den Kollegen vorbereitet an die Aufgaben heranzuführen. Dadurch können Fragen und Prioritäten noch vor Urlaubsantritt effektiv geklärt werden. Der stellvertretende Mitarbeiter bringt den Urlauber am Ende der Abwesenheit auch auf den neuesten Stand.

Urlaub ist Urlaub 

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Vermeide am besten, den abwesenden Mitarbeiter während seiner Urlaubszeit zu kontaktieren. Weise auch die entsprechende Teamleitung und Kollegen an, sich daran zu halten. 

Für fast jeden Zweiten ist es laut einer Umfrage normal, im Urlaub regelmäßig über die Arbeit und die Aufgaben nachzudenken. 14% der Arbeitnehmer nutzen während Ihres Urlaubs freiwillig Stunden, um berufliche E-Mails zu lesen. 

Die überragende Mehrheit von 75% der Befragten braucht länger als eine volle Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, seinen Urlaub ungestört zu nutzen. 

Den Mitarbeiter entspannt und sorgenfrei in den Urlaub gehen lassen – mit dem richtigen Urlaubsplaner funktioniert’s.

Die Lösung – der Urlaubsplaner

Mit einem Online-Urlaubsplaner kann jeder Urlaubsantrag bei Freigabe persönlich kommentiert werden. Hier bietet sich Platz für positive Bestätigung an den jeweiligen Kollegen. Bei der Freigabe des Jahresurlaubs von über zwei Wochen erlaubt die Online-Urlaubsverwaltung eine Ermutigung des Mitarbeiters. Beispielsweise in Form einer Nachricht, sich diese Zeit wirklich als Entspannung zu nehmen. Man kann dem Kollegen auch vermitteln, dass er sein Laptop im Büro lassen kann. Die zusätzliche Ermutigung sorgt dafür, dass er erholt und motiviert ins Büro zurückkehrt. 

Online-Urlaubsplaner und Urlaubsverwaltung

Ein Online-Urlaubsplaner wie Vacationizr bietet Dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeiter optimal. Organisiere und bereite die Kollegen auf anstehende Urlaube vor. Alles, was man für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigt, hält der Vacationizr für Arbeitgeber und Personaler bereit. Für bis zu fünf Anwender ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge Dich jetzt vom Vacationizr! Genieße eine leichte, schnelle und effiziente Urlaubsverwaltung online!