5 gute Gründe auf Excel zu verzichten und auf einen digitalen Urlaubsplaner zu setzen!

Urlaubsplanung klingt erstmal gut: Welcher Mitarbeiter freut sich nicht auf das nächste Reiseziel und die freie Zeit? Doch wenn es um den passenden Urlaubsplaner im Unternehmen geht, da scheiden sich die Geister. Arbeitnehmer und Arbeitgeber wollen beide die verfügbaren Urlaubstage und Feiertage übersichtlich in einem Kalender einsehen, um optimal zu planen. Da scheint Excel als Urlaubsplaner zunächst naheliegend. Doch ein Excel Urlaubsplaner stößt schnell an seine Grenzen und verwandelt die Vorfreude in Frustration. Wie es anders und vor allem besser funktioniert verraten wir dir gern! 

Eine Mitarbeiterin die versucht, mit Excel statt einem Online-Urlaubsplaner ihre Urlaubstage einzutragen.
Urlaubsplanung mit Excel kann ungeahnte Schwierigkeiten mit sich bringen.

Urlaubsplanung mit Excel – ein Hindernis folgt dem nächsten

Schauen wir uns an was passiert wenn man versucht, die Urlaubsplanung mit Hilfe einer Excel-Tabelle zu erfassen! Zunächst ist es sicherlich schwierig, einen Freiwilligen zu finden der bei dem Wort „Excel-Tabelle“ Freudensprünge macht. Dieser Mitarbeiter öffnet Excel und versucht, eine Tabelle zur Urlaubsplanung zu erstellen. Im besten Fall kennt sich dieser Kollege bereits etwas mit Excel aus. Der Mitarbeiter beschäftigt sich nun einige Stunden damit, einen Urlaubsplaner für 2020 zu erarbeiten. Doch wenn Excel dem Mitarbeiter dann wiederholt eine automatische Datumseingabe aufdrückt steht fest, es sollte nicht so schwierig sein. Natürlich sucht der Mitarbeiter dann online nach Vorlagen für „Urlaubsplaner 2020 Excel“. Doch die verschiedenen Strukturen und Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigt diese Lösung eher weniger. 

Urlaubsübersicht der Mitarbeiter? Fehlanzeige!

Endlich kommt eine Vorlage einigermaßen als Kalender für die Urlaubsplanung in Frage! Jetzt geht es an das selbstständige Eintragen der Urlaubstage durch die Mitarbeiter. Das muss allerdings zuverlässig und pünktlich erfolgen. Nur so garantiert man die weitere Planung für andere Teammitglieder. Doch wer hat schon Lust, sich immer sofort um das Eintragen im Kalender zu kümmern? Ein einziges Versäumnis führt bereits zu Problemen in der Absprache. Arbeitstage werden durcheinandergebracht und Überschneidungen bei der Urlaubsplanung gehen unter. Den Urlaub passend zu verschieben erweist sich als chaotisches Unterfangen. Je größer das Unternehmen, desto schlechter wird die Urlaubsübersicht bei der Urlaubsplanung mit Excel.

Zwei Mitarbeiterinnen stimmen sich zu Ihrer Urlaubsplanung mit Excel ab.
Mitarbeiter müssen sich für die Urlaubsplanung mit Excel abstimmen um Überschneidungen zu vermeiden.

Excel als Urlaubsplaner – eine tickende Zeitbombe

Ein Urlaubsplaner für 2020 scheint mit Excel zuerst als leicht gelöst. Doch das Programm selbst ist eine Stolperfalle. Das Löschen einer einzigen Formel bringt den gesamten Kalender durcheinander. Solche Fehler müssen Mitarbeiter händisch mit viel Zeitaufwand ausbaden. Gefahr besteht auch, wenn es nur ein Dokument zum Bearbeiten gibt. Dadurch werden oftmals mehrere Versionen abgespeichert. Es gilt dann, diese zu vergleichen und ineinander zu übertragen. Das bedeutet zusätzlichen Aufwand für Mitarbeiter und auch Arbeitgeber. Die ursprünglich gewünschte Urlaubsübersicht der Mitarbeiter ist dahin. 

Je mehr Mitarbeiter sich koordinieren, desto schwieriger ist die Urlaubsplanung mit Excel

Die angesprochenen Probleme verschlimmern sich, je größer das Unternehmen ist. Ein großes Unternehmen muss viele Mitarbeiter koordinieren. Auf einmal reicht das einzelne Dokument nicht mehr! Mitarbeiter sprechen sich nicht nur mit dem Arbeitgeber und den direkten Kollegen bei der Urlaubsplanung ab. Auch innerhalb der Teams müssen die unterschiedlichen Absprachen zu Urlaubstagen, Feiertagen und Brückentagen berücksichtigt werden. Die Mitarbeiter führen plötzlich separate Urlaubslisten. Ein Kollege überträgt dann mit Mühe die Urlaubsplanung für 2020 auf den allgemeinen Kalender in Excel. Hier erhöht sich auch die Gefahr der Überschneidung bei der Urlaubsplanung. Mitarbeiter aus einem Team sprechen sich gerade zur Urlaubsplanung ab. Ein Kollege aus einem anderen Team steht bereits mit seinem Urlaubsantrag zum gleichen Zeitpunkt bei dem Arbeitgeber auf der Matte. Das ganze Spiel geht von vorne los.

Ein Team von Mitarbeitern diskutiert über die verbleibenden Urlaubstage, um Überschneidungen in der Urlaubsplanung zu vermeiden.
Die Koordination der Urlaubsplanung wird mit Excel schwieriger, je mehr Mitarbeiter beteiligt sind.

Excel als Urlaubsplaner frisst wertvolle Zeit

All diese Probleme haben eine Gemeinsamkeit, wenn es um die Urlaubsplanung mit Excel geht. Sie alle fressen wertvolle Zeit! Diese Zeit könnten die Mitarbeiter effizienter auf ihren Projekten verwenden. Folgende Probleme mit Excel haben wir herausgefunden:

  • Die aufwändige Erstellung der Excel-Tabelle
  • Der große Zeitaufwand beim Eintragen und der Absprache zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern
  • Die Ungenauigkeit beim Erfassen der Urlaubstage
  • Die zusätzliche Fehleranfälligkeit von Excel
  • Die Unübersichtlichkeit und Intransparenz die ein Kalender basierend auf der Urlaubsplanung mit Excel mit sich bringt

Fehlerquellen, die unnötig an den Nerven und Zeitkapazitäten der Kollegen zerren! So wird die Freude der Urlaubsplanung aufgrund von bürokratischen Hindernissen gehörig eingedämmt.

Eine Uhr, die das verbesserte Zeitmanagement mit dem Vacationizr im Gegensatz zu der Urlaubsplanung mit Excel verdeutlichen soll.
Schnell mit Excel den Urlaub planen? Fehlanzeige! Excel als Urlaubsplaner ist ein Zeitfresser.

Wie geht es also besser? 

Ganz einfach! Mit einer Software für die Urlaubsplanung von Mitarbeitern! Mit einem Online Urlaubsplaner wie dem VACATIONIZR! 

Egal wie groß oder klein dein Unternehmen ist, VACATIONIZR ist für dich das Richtige! Mit den mehrstufigen Freigaben sowie der weltweiten Nutzung stärkt dir der VACATIONIZR den Rücken und behält die Übersicht. Selbst bei über 500 Mitarbeitern ist die Koordination kein Problem! Wir bieten dir einen kostenlosen Einstieg bei den ersten fünf Anwendern. Ein unschlagbarer Zeit- und Kostenfaktor bei deiner Urlaubsplanung! Auf lange Einarbeitungszeiten oder das Aufsetzen des Programms kannst du bei dem Online Urlaubsplaner VACATIONIZR getrost verzichten. Durch die intuitive Bedienoberfläche kann die Online-Urlaubsverwaltung sofort und ohne Vorkenntnisse genutzt werden!

Wir machen es dir und deinen Mitarbeitern so einfach und übersichtlich wie möglich, sodass ihr schnell loslegen könnt. Die Startseite des VACATIONIZRs bietet euch eine einfache Übersicht. Hier seht ihr eure eigenen Abwesenheiten und euren verbleibenden Jahresurlaub. Auch der Urlaub der Teamkollegen kann eingesehen werden. Das vereinfacht Absprache und Freigabe. Mit zwei Klicks wird der nächste Urlaub beantragt. 

Eine Mitarbeiterin, die schnell und einfach ihren Urlaub mit dem Vacationizr eingereicht hat.
Mit einem Online-Urlaubsplaner gelingt die Koordination aller Mitarbeiter und Urlaubsanträge im Handumdrehen!

Nochmal im Klartext: Urlaubsplanung mit einer Software ist schneller, transparenter, verlässlicher, exakter, sehr günstig und macht deine Mitarbeiter zufriedener! Hört sich gut an, oder? Das finden wir bei VACATIONIZR auch. Deshalb bietet unsere Software auch alles, was ein Urlaubs- und Organisationsfan braucht. Und noch viel mehr! Nicht nur die Freigabe und das Eintragen der Urlaubstage ist möglich. Auch Krankmeldungen und das Fehlzeitenmanagement kannst du kontrollieren. Sogar der Überstundenabbau ist mit dem VACATIONIZR kein Problem mehr. Haben wir dich überzeugt? Dann lege los und starte in die entspannte, digitale Urlaubsplanung mit dem VACATIONIZR! Für bis zu fünf Benutzer kostenlos und mit allen Features unbegrenzt einsetzbar! 

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