Clockout, die optimale Ergänzung zum Vacationizr

Mit Clockout einen neuen Weg finden um Zeit zu erfassen.
Clockout ist die optimale Ergänzung zum Vacationizr

In vielen Unternehmen ist er nach wie vor ein treuer Begleiter: Der Stundenzettel. Arbeitszeiten, mühevoll auf Papier geschrieben, erfassen die notwendigen Daten, die später Tauschobjekt zum ersehnten Gehalt werden. Überstunden werden kaum richtig dargestellt und wenn, dann mal halbherzig in einer Excel-Tabelle. Ein mühseliges Unterfangen, das nicht nur die Mitarbeiter belastet, sondern auch in der Buchhaltung regelmäßig für Kopfschmerzen sorgt. Die neue Anwendung „Clockout“ setzt genau hier an und bildet zusammen mit dem Vacationizr eine Optimierung für jedes Team. Warum digitale Zeiterfassung und Urlaubsplanung, wirklich für jedes Unternehmen eine Bereicherung darstellt, erfahrt ihr hier in diesem Beitrag. 

Weg mit dem Wandkalender!

Jeder Arbeitnehmer kennt es. Man betritt das Büro und wenn der Kollege nicht schneller war, dann ist neben dem Gang zur Kaffeemaschine die erste Amtshandlung: Den Wandkalender auf das heutige Datum einzustellen. Ist dies erledigt, so macht sich der leere Arbeitsplatz neben einem bemerkbar. Ernüchternd stellt man fest, dass sich der Kollege noch im Urlaub befindet. Wie lange? Steht in der Excel-Tabelle auf dem PC, der gerade hochfährt. Und ehe man sich eine komplette Übersicht der Lage verschaffen konnte, sind etliche Minuten verstrichen. Kostbare Zeit!

Es ist die Beschreibung eines kleinen Ausschnitts des Büroalltags, dem so manch einer bekannt vorkommen könnte. Was die Übersichtlichkeit in diversen Unternehmen anbelangt, ist man dort auf einem bewährten, aber veralteten Stand. Nicht der Wandkalender an der Wand sollte jedes Jahr erneuert werden, sondern das komplette System schreit regelrecht nach einem Update. „Clockout“ und der Vacationizr von Ashampoo Systems sind die optimale Lösung zur Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung jedes Unternehmens. Mit „Clockout“ können Arbeitnehmer sich getrost vom Wandkalender trennen und auch Excel-Tabellen auf dem PC werden ersetzt durch eine einheitliche Übersicht, die von überall abgerufen werden kann.

Warum eine digitale Zeiterfassung wichtig ist

Während die Technologie sich stetig neu weiterentwickelt, so ist sie in manchen Unternehmen alles andere als am Puls der Zeit. Arbeitnehmer verbringen viel zu viel Zeit damit, die bürokratischen Rahmenbedingungen umzusetzen. Dieses engschnürrige bürokratische Korsett ist dann oft nicht unschuldig, wenn es um die Motivation der Mitarbeiter geht. Mitarbeiter protokollieren Stunden ordnungsgemäß – mit Stift und Papier. Eine Excel-Tabelle wird von vielen bei der Aufzeichnung ihrer Arbeitsstunden jubelnd als Fortschritt gefeiert – zumindest noch am Anfang des Monats und wenn man ja nichts vergessen hat, einzutragen.

Doch wie schaut’s eigentlich mit den aufgebauten Überstunden aus? Oder ist man schon bei Minusstunden angekommen? Kann man die etwas längere Pause heute überhaupt wahrnehmen oder hat man in der letzten Zeit vielleicht schon zu viel pausiert? All diese Fragen lassen sich mit „Clockout“ beantworten. Mit nur wenigen Klicks starten Ihre Mitarbeiter ihren Arbeitstag, pausieren ihn mit dem Pause-Button und beenden ihn pünktlich zum Feierabend. Alles über eine Anwendung. 

Clockout ist die optimale Lösung um Zeit zu erfassen und die perfekte Ergänzung zum Vacationizr.
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Die beste Übersicht gegen Zeitfresser

Im Dashboard lassen sich hier genaue Prognosen visuell erstellen und mit diversen Filtern versehen. Arbeitnehmer wissen schnell, woran sie sind und können darüber hinaus eine Teamansicht auswählen. Mit dieser Einstellung koordinieren sich Teams sich besser und optimieren die Teamarbeit, indem sie die Arbeit gezielter verteilen. All das ist über wenige Klicks einsehbar. Dadurch befreit „Clockout“ ihre Mitarbeiter aus nervigen Angelegenheiten, die intern nur als „Zeitfresser“ bekannt sind und bietet Ihnen einen modernen und leicht zu bedienenden Ausweg an. Das Programm erfasst die Daten in Echtzeit und diese sind nach höchsten Sicherheitsstandards geschützt. 

Auch sind Arbeitgeber durch die Verwendung von „Clockout“ immer auf der richtigen Seite, wenn es um rechtliche Grundlagen geht. Strenge Dokumentations- und Nachweispflichten werden mit „Clockout“ zum Kinderspiel. Die digitale Zeiterfassung ist zudem an die Forderungen des Europäischen Gerichtshof (EuGH) angepasst, sodass Arbeitgeber bei der Verwendung von „Clockout“ immer gesetzeskonform arbeiten. Nicht erst mit der neuen Datenschutzverordnung (DSGVO) nimmt man rechtliche Angelegenheiten ernst. Mit der neuen Anwendung von Ashampoo Systems können Arbeitgeber aber durchschnaufen und Gedanken lieber anderen Themen widmen.

Gesteigerte Effizienz im Unternehmen

Mit „Clockout“ können Arbeitnehmer also ihre Arbeitszeit digital erfassen und sehen, wer von den Kollegen gerade viel bzw. weniger zu tun hat. Damit nicht genug, entfallen bei der Verwendung von „Clockout“ aufwendige Maßnahmen, die in allererste Linie zeitintensiv waren. So müssen Arbeitnehmer ihre Daten nicht mehr aufwendig selber dokumentieren, sondern auch die Buchhaltung wird damit entlastet. „Clockout“ erfasst alle auszuwertenden Daten mit wenigen Klicks, anstatt dass Mitarbeiter sie aufwendig sammeln und ins eigene System übertragen. Übertragungsfehler lassen sich somit vermeiden und es kommt zu weniger Irritationen, wenn das lang ersehnte Gehalt dann doch anders ausfallen sollte als gedacht. 

Zunehmende Transparenz ist in der heutigen Arbeitswelt ein immer größer werdender Wunsch der Arbeitnehmer, den „Clockout“ erfüllt. Nie war es einfacher, schnell alles im Blick zu behalten. Egal, ob es sich dabei um die eigenen Stunden oder die der Kollegen handelt. 

Bis man weiß, dass der Kollege sich krankgemeldet hat, dauert es nur noch wenige Minuten, anstatt das er einfach nicht zur Arbeit erscheint. Bleibt er länger krank, kann er mit dem Zusammenspiel aus „Clockout“ und dem „Vacationizr“ seine Abwesenheit genauestens protokollieren. Im System können dann die Kollegen direkt einsehen, ob jemand aus dem Team ausfällt und für wie lange. Als Arbeitgeber hat man zudem die Möglichkeit, direkt zu sehen, warum ein Arbeitnehmer abwesend war. Neben Krankheit oder Urlaub kann das auch ein Überstundenabbau sein. 

In Zusammenarbeit mit dem Vacationizr zum digitalen Allrounder

Die digitale Zeiterfassung von „Clockout“ ist eine Vereinfachung der bürokratischen Hürden. Mit der Zeitersparnis geht automatisch auch ein Geldersparnis einher. Summiert man die Arbeitsstunden eines Arbeitnehmers, der seine Arbeitszeiten und Urlaube auf herkömmliche Art und Weise einträgt, so ist man schnell bei dem monatlichen Betrag und darüber hinaus, den man für beide Anwendungen zusammen bezahlt. Weitet man diese Rechnung auf das gesamte Unternehmen aus, so ist das Ergebnis eindeutig. Die Sorge, dass eine solche Umstellung zu teuer sei, ist damit vom Tisch. 

Mit Clockout erfasst du Arbeits- und Pausenzeiten einfach, sicher und schnell.

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Keine Schulung, keine Probleme

Zusätzlich ist es wichtig zu erwähnen, dass die Mitarbeiter keinerlei Schulungen benötigen, um sich in das neue System einzufinden. „Clockout“ und „Vacationizr“ funktionieren zusammen völlig selbsterklärend. Die Mitarbeiter bleiben also von einer groß angelegten, internen Schulung verschont und können direkt mit beiden Anwendungen starten. 

Es gibt für moderne Unternehmen also mehr als genügend Gründe für die Vereinigung digitaler Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Es entfällt ein erheblicher Mehraufwand für alle Beteiligten zu einem sehenswerten Preis. Die zukünftigen Auswirkungen werden sie spätestens in der gesteigerten Motivation ihrer Mitarbeiter sehen. 

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