Digitalisierung für Unternehmen – Q&A mit Jörg Högemann

Digitalisierung – ein allzeit und überall präsentes Thema, das vor allem in den letzten Monaten noch einmal wesentlich an Bedeutung gewonnen hat. Doch je weiter einige Unternehmen und unsere Gesellschaft im Allgemeinen voranschreiten, desto mehr fühlen sich andere wie Nachzügler. Wie kann Digitalisierung auch zum jetzigen Zeitpunkt gelingen? Was müssen Unternehmen und Mitarbeiter bei Digitalisierungsprozessen beachten? Und wo fängt man am besten an? Wir haben mit Jörg Högemann gesprochen, geschäftsführender Gesellschafter bei der Unternehmensberatung einfach.effizient Treuhand. Seine wichtigsten Tipps rund um Digitalisierung für Unternehmen hat er uns im Interview mitgeteilt:

Geschäftsführer, Jörg Högemann

Frage: Lieber Jörg, erzähl uns doch kurz etwas über dich!

Antwort: Mein Name ist Jörg Högemann, ich bin 42 Jahre alt und habe das Unternehmen einfach.effizient vor 5 Jahren gegründet mit dem Ziel das Thema Arbeit der Zukunft in der Region Nordwesten voranzubringen! Im Juni diesen Jahres haben wir mit zwei Beratungseinheiten der Treuhand Weser-Ems eine neue Unternehmensberatung gegründet: die einfach.effizient. Treuhand Unternehmensberatung. Hier bin ich geschäftsführender Gesellschafter. Wir unterstützen Unternehmen aller Größen und Branchen mit Schwerpunkt im Nordwesten in allen Lebensphasen eines Unternehmens: von der Gründung über die Wachstumsphase, manchmal auch Problemphasen bis hin zur Übergabe an Nachfolgern. Unser Thema ist es, immer die Zukunftsfähigkeit zu erhalten und zu fördern. Dies machen wir in 5 Schwerpunktbereichen: IT-Beratung, IT-Compliance und Datenschutz, Lean + Prozesse, BWL + Strategie, sowie ganz wichtig: Führung + Kultur. Aktuell haben wir ein Team von 20 fest angestellten Beratern und 7 studentischen Mitarbeitern. 

Frage: Was verstehst du unter Digitalisierung? Und warum ist es für Unternehmen so wichtig? 

Antwort: Digitalisierung ist so ein umfassender Begriff, dass ich ihn nicht nur mit einem Satz erklären kann und will. Grundsätzlich geht es darum Unternehmen, Geschäftsmodelle, Prozesse, Technik und auch den Menschen in Richtung Zukunft zu bringen. Das heißt also, dass ich mein Unternehmen ganzheitlich betrachten muss und auf Basis eines digitalen Checks feststellen muss, wo ich geradestehe und auf dieser Basis eine digitale Strategie erarbeiten muss. Was wird sich in den nächsten 5 Jahren in Bezug auf meine Produkte, Dienstleistungen, Kundenkontakte, Lieferanten, Prozesse und Mitarbeiter durch Digitalisierung ändern? Was sollte ich jetzt angehen und was vielleicht später? Es macht keinen Sinn alles gleichzeitig anzugehen und alles zu digitalisieren. Vielleicht digitalisiere ich mir gerade meinen guten engen Kundenkontakt durch eine digitale Schnittstelle weg? Eine wichtige Frage ist ja auch: was schätzt der Kunde an mir und meinen Produkten?

Frage: Warum jetzt digitalisieren? Ist der Zug in 2020 nicht schon abgefahren? Lohnt es sich nun noch mit der digitalen Transformation? 

Antwort: Der Zug ist nie abgefahren. Man kann sich immer mit neuen Themen beschäftigen und wenn an dies dann mit Geschwindigkeit und Fokus macht, überholt man gegebenenfalls die Konkurrenz wieder. Man muss sich nur richtig und gezielt mit den Themen auseinandersetzen. Ohne eine digitale Strategie, sondern nur mit der Ergreifung von Opportunitäten wird man nicht vorankommen, sondern sich verzetteln.

Frage: Wo hilft die Digitalisierung im Alltag?

Antwort: Die Digitalisierung hilft bei all den kleinen Dingen, die wir in der Vergangenheit mit viel Papier und händisch betrieben haben. Diese ganzen kleinen Zeitfresser summieren sich zu einem nicht unerheblichen Teil in der Arbeitswelt: Die Papierakte, der Urlaubszettel, die Stundenerfassungsbogen, generell doppelte Papierablagen (ausdrucken, bearbeiten, wieder einscannen, einheften). Die Digitalisierung hilft (wenn man es richtig macht) erhebliche Zeitressourcen wieder freizusetzen, die dann besser genutzt werden können für die Arbeit direkt am Kunden, besseren Service, Ausbildung oder generell Arbeit am Unternehmen!

Frage: Ab wann braucht ein Unternehmen eine digitale Transformation? Welche Fragen sollte das Unternehmen sich stellen, bevor Sie mit einer digitalen Transformation beginnen? 

Antwort: Generell braucht jedes Unternehmen eine digitale Transformation. Zu den Fragen siehe oben Frage 2: Es ist wichtig zu entscheiden warum sich das Unternehmen überhaupt damit auseinandersetzen sollte? Was wird passieren und wie kann ich mit der richtigen Digitalisierung die dadurch entstehenden Chancen nutzen oder Risiken minimieren?

Frage: Wie kann man Digitalisierung denn fördern lassen?

Antwort: Grundsätzlich gibt es inzwischen ein ganzes Set an möglichen Förderungen, um Unternehmen bei dem Weg zum digitalen Unternehmen zu unterstützen. Diese haben unterschiedliche Kriterien/Voraussetzungen und sollten im Einzelfall geprüft werden. 

Das Programm GoDigital setzt auf der Beratungsseite an. Hier werden Unternehmen gefördert, die sich auf dem Weg zum digitalen Unternehmen von einem Beratungsunternehmen unterstützen lassen möchten. Auf Basis einer IST-Analyse wird ein Handlungsprogramm / Digitalisierungsstrategie erarbeitet und gegebenenfalls auch begleitet umgesetzt. Unternehmen können bis zu 30 Beratertage mit 550 € / Beratertag fördern lassen! Es gibt es drei Module im Programm: 1. IT-Sicherheit, 2. Digitalisierte Geschäftsprozesse und 3. Digitale Markterschließung. Die Förderung erhält man nur für den Einsatz akkreditierter Berater. Wir sind entsprechend akkreditiert.

Wenn ein Unternehmen auf Basis der Digitalisierungsstrategie in ein neues IT-System (z.B. Dokumentenmanagement, ERP, Zeiterfassung, Urlaubsplanung, etc.) und/oder in neue Hardwarestruktur (Notebooks für bestimmte Mitarbeiter, neue Server, Tabletts für den Service, etc.) investieren möchte, kann dies bisher durch landesspezifische Förderungen erfolgen, zum Beispiel durch den Digitalbonus Niedersachsen – hier gibt es dann Zuschüsse für diese Investitionen. Ab September gibt es das Förderprogramm Digital Jetzt, mit dem in großen Umfang solche Vorgaben gefördert werden. Hier ist ein Zuschuss von bis zu 50.000 € möglich!

Wir unterstützen gerne bei der Erreichung der Förderung. Sprecht uns gerne an.

Frage: Angenommen ein Unternehmen hat noch gar keine Berührungspunkte mit digitalen Arbeiten, wo sollten sie deiner Meinung nach mit beginnen? Was wären die ersten Schritte, die du empfehlen würdest? 

Antwort: Ich würde immer bei den Mitarbeitern ansetzen und mir anschauen, wie diese aktuell arbeiten und wie sie in Zukunft arbeiten sollten/könnten. Dann zusammen mit den Mitarbeitern erarbeiten, wie das Arbeiten deutlich besser und digitaler gestaltet werden könnte.

Frage: Gab es in deiner Laufbahn ein Unternehmen, welches sich durch eure Hilfe digitalisiert hat und wirtschaftlich enorm davon profitiert hat? Wenn ja, was waren die Vorteile? Mit welchen Erfolgsfaktoren können Unternehmen generell rechnen? 

Antwort: Im Laufe der letzten 5 Jahre haben wir viele Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen begleitet. Bei vielen konnte man gerade jetzt in der Corona-Zeit die sehr großen Vorteile des papierfreien Büros sehen. Diese Unternehmen konnten ohne Probleme ins Home-Office wechseln und ihre Aufgaben 1:1 von zu Hause aus durchführen. Ansonsten gibt es in unseren Projekten immer auch darum Verschwendungen aufzudecken und Einsparungen durch Prozessoptimierung und Digitalisierung zu erreichen. Da kommen schon ganz gute Summen zusammen. Wenn wir zudem bei der Verhandlungsphase eines IT-Kaufs (insbesondere die sehr teuren ERP-Systeme) eingeschaltet werden kann man auch einiges an Einsparungen erreichen. Ansonsten gilt es immer auch zufriedene und produktive Mitarbeiter durch Begleitung des Change zu erhalten/erreichen.

Frage: Was sind zentrale Herausforderungen bei einer digitalen Transformation?

Antwort: Die Ganzheitlichkeit und Mischung aus Mensch (Mitarbeiter und Kunde), Technik, Prozessen zu bedienen. Keiner der Säulen darf vernachlässigt werden. Und: digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon. Man ist nicht schnell fertig, sondern da ist eher der Weg das Ziel. Dieser kann nur mit den Mitarbeitern gemeinsam geschafft werden!

Jörg Högemann, wir bedanken uns für das Gespräch!

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