Digitalisierung im Unternehmen? So klappt der erste Schritt!

Durch die Digitalisierung können Arbeitsabläufe optimiert werden

Die Digitalisierung ist schon lange kein Modebegriff mehr. Laut Statista ist beispielsweise fast die Hälfte der Weltbevölkerung aktive Internetnutzer. Kein Wunder, dass sich Digitalisierung zur alltäglichen Notwendigkeit entwickelt. Das passiert nicht nur privat, sondern auch im Unternehmen. Bei den unzähligen Möglichkeiten ist es gar nicht schwer, sein Unternehmen mit Hilfe von Software zu digitalisieren. Viele analoge Herausforderungen werden durch digitale Alternativen schneller und effizienter gelöst. Ihre Daten und Anwendungen zu digitalisieren bedeutet also, die globalen Ansprüche und Erwartungen einzuholen.

Digitalisierung – eine Notwendigkeit?

Digitale Transformation oder Digitalisierung integriert sich mittlerweile in jeden Aspekt der Gesellschaft: Unternehmen, Regierung, Wissenschaft und viele mehr. Sie wurde zu einem Motor für die internen Abläufe und externen Aktivitäten von Unternehmen. Die Digitalisierung als globales Phänomen provoziert grundlegende Veränderungen in der Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten und wie sie ihren Kunden einen Mehrwert bieten.

Der Einsatz von Informationstechnologie hat in Unternehmen grundsätzlich bereits eine gewisse Tradition. Schon seit über 50 Jahren profitieren Unternehmen von digitalen Prozessen. Das zeigt ebenfalls auf, dass Digitalisierung keine einmalige Maßnahme ist. Je weiter sich die Informationstechnologie und die damit verbundenen autonomen Abläufe entwickeln, desto mehr Digitalisierung kann in allen Bereichen der Gesellschaft einziehen. Es ist ein stetiger Prozess der Veränderung und Optimierung von Abläufen.

Was bedeutet Digitalisierung für ein Unternehmen?

Digitale Initiativen im Unternehmen werden von Kunden diktiert, die eine schnelle und effiziente Auslieferung von Dienstleistungen und Produkten erwarten. Das fängt bei den kleinen Transformationsschritten an. Von der papierlosen Verarbeitung wie bei digitalen Urlaubsplaner und Zeiterfassung, bis hin zu schwergewichtigen VR und Blockchain. Unternehmen schaffen dadurch eine aktualisierte Ebene für künftige neue technologische Anwendungen. So wird eine neue Qualität der Kundenerfahrung eingeführt.

Um im Wettbewerb mit der Konkurrenz nicht den Anschluss zu verlieren, müssen Unternehmen also Schritte zur Digitalisierung unternehmen. Beispielsweise realisieren digitale Innovatoren wie PayPal, Uber und Airbnb ihre jeweiligen Branchen auf eine völlig neuartige Art und Weise. Und sie erweisen sich als erfolgreich.

Mithilfe einer digitalen Strategie anderen einen Schritt voraus sein

Veränderung als Fortschritt

Die Digitalisierung eines Unternehmens bringt zahlreiche Vorteile mit sich, wie Kostensenkung, erhöhte Sicherheit und verbesserte Produktivität. In der informationsgesteuerten Welt sind es besonders Daten, auf die es ankommt. Die Digitalisierung von Daten hilft Unternehmen, ein besseres Geschäft aufzubauen.

Erstens spart dies Kosten und Zeit. In der Cloud gespeicherte Dokumente optimieren somit Ausgaben. Weniger Bürofläche, Ordner, Papier und dadurch weniger Ressourcen, welche diese analog bearbeiten. Das Drucken, Sortieren und Ablegen erfordert Tonnen von abrechenbaren Arbeitsstunden anstelle von wenigen Mausklicks.

Digitale Veränderungen wirken sich positiv auf Unternehmen aus

Zweitens verbessert ein digitales Dokumentenmanagement die Leistung und Produktivität. Mitarbeiter und Geschäftsführer greifen dadurch auf alle wichtigen Geschäftsdaten in Echtzeit über die jeweiligen Endgeräte zu. Das umfasst beispielswiese umfassende Finanzinformationen über Aktienkurse, Marktdaten und effiziente Kommunikation mit Kunden. Digitale Lösungen wie von Jens Büscher von AMAGNO, Digital Workplace, unterstützen Unternehmen bei diesem Prozess. Mit digitalem Dokumentmanagement steht das Talent der Mitarbeiter im Vordergrund, sodass Potential eines Unternehmens ausgeschöpft werden kann. Dabei kümmert sich das Programm um die automatisierte digitale Dokumentablage.

Digitale Lösungen sichern wichtige Daten mehrmals und bieten durch passende Backups die Möglichkeit der Widerherstellung. Analog ist das Dokumentenmanagement fehlerhaft und kann Probleme oder Schwachstellen aufweisen. Von Verlust über versehentliche Vernichtung, Dokumente ohne Sicherung analog abzulegen ist riskant. Ausgefeilte moderne Sicherheitseinschränkungen zum Schutz von Daten sind hier die bessere Wahl.

Hilfe! Wie digitalisiere ich mein Unternehmen?

Es scheint viele Schritte zu geben, die ein Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung zu beachten hat. Zunächst muss geklärt sein, welche Prozesse vorweg von der Digitalisierung am meisten profitieren. Dies herauszufinden ist nicht immer ganz leicht. Wenn das Unternehmen vor der Aufgabe steht, langfristig die meisten oder gar alle Prozesse zu digitalisieren, lohnt sich der Blick nach außen. Digitalisierungsagenturen und Dienstleister helfen dabei, die Herausforderung Digitalisierung in Angriff zu nehmen. Sie dienen als zentrale Plattform für wichtige und notwendige Digitalisierungsmaßnahmen und helfen die Aufgaben der digitalen Transformation zu überblicken. 

Agenturen wie „Einfach Effizient“ beraten Unternehmen und bringen Licht ins Dunkel, was die digitalen Möglichkeiten angeht. Sei es der leichte Übergang zu einem digitalen Urlaubsplaner und Zeiterfassung oder Aspekte wie cloudbasierte Software, passende SaaS (Software as a Service) Leistungen. Digitalisierungsdienstleister setzen Projekte gezielt um und stellen ihr Know-How Unternehmen zur Verfügung.

Digitalisierung fördern lassen

Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen ist oftmals ein schwieriges Thema. Die Prioritäten und das Wissen liegen meist woanders. Das bestätigen auch Studien: mittelständische Unternehmen haben bei der Digitalisierung ihrer Arbeits- und Geschäftsprozesse im Vergleich zu Großunternehmen Nachholbedarf. Um dauerhaft zukunfts- und wettbewerbsfähig zu bleiben, muss sich der Mittelstand den Herausforderungen der Digitalisierung stellen. Die Option auf eine Förderung für Digitalisierung bietet hier den passenden Startschuss. Neue Softwarelösungen und Industrie 4.0-Anwendungen sowie digitale Vernetzung bieten Mittelstand und Handwerk vielfältige Möglichkeiten bei der Entwicklung neuer Produkte und Services. Das bundesweite Förderprogramm „go-digital“ unterstützt KMU bei ihrer Digitalisierung. Hier erhalten Unternehmen gezielte Beratungs- und Umsetzungsleistungen.

Der erste Schritt

Das Digitalisieren von kleineren Prozessen kann bereits profitable sein

Wer zunächst den ersten kleinen Schritt in die Digitalisierung des Unternehmens wagen will, sollte dort ansetzen, wo es sich am schnellsten umsetzen lässt. Beispielsweise bei einem digitalen Urlaubsplaner. Einerseits profitiert sofort das gesamte Unternehmen und die Mitarbeiter von einem digitalen Planer. Andererseits ist er schnell und einfach in den bestehenden Arbeitsablauf zu integrieren. Im Beispiel des Vacationizr bietet diese digitale Lösung sofortige Optimierung der Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement. 

Mit Self Service auf beiden Seiten, Überschneidungscheck, Freigabeoptionen und Kalenderintegration eignet sich der Vacationizr als sanfter Start in das digitale Unternehmen. Zusätzlich wird der webbasierte Urlaubsplaner von Ashampoo Systems noch in 2020 durch eine cloudbasierte Lösung zur Zeiterfassung ergänzt. Das optimale Starterpaket für Unternehmen, die den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung gehen möchten. Mehr zum Vacationizr gibt es hier. 

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