Urlaubsplanung im Unternehmen – so funktioniert’s

So entspannend der eigentliche Urlaub sein soll, desto stressiger ist oftmals die Vorbereitung ohne einen passenden Urlaubsplaner. Nicht nur Arbeitgeber und Arbeitnehmer stimmen sich ab. Auch untereinander haben Mitarbeiter und Teams häufig Schwierigkeiten, ihren Urlaub zu koordinieren. Oft geht es zwischen Mitarbeitern heiß her, wenn es um die schwer verdienten Urlaubstage und deren gerechte Verteilung geht. Es geht um Feiertage, die möglichst clever mit zusätzlichen Urlaubstagen aufgestockt werden. Aber auch private Urlaube und Events, die mündlich ja schon lange abgesprochen waren. 

Eine rechtzeitige Abstimmung und der richtige Urlaubsplaner helfen, Struktur und Erleichterung in das Chaos zu bringen. Denn die Organisation und Planung für den Zeitraum, in dem ein Mitarbeiter fehlt, bedarf einiges an Geschick. Nur so stellt man einen problemlosen Ablauf im Unternehmen sicher. Die folgenden Tipps helfen, sich gemeinsam mit den Kollegen und Mitarbeitern besser abzustimmen.

Frühzeitiges Planen im Kalender ist von Vorteil

Zeitliche Abstimmung mit dem Urlaubsplaner

Eine frühzeitige Abstimmung und Planung von Urlaubstagen ist der beste Startpunkt. Nutze diesen Vorteil! Sprich mit dem Team direkt und rechtzeitig über die bevorstehende Planung. Ziehe auch die Absprache unter den Abteilungen oder externen Dienstleistern in Betracht. Dadurch vermeidet man Probleme während der Urlaubszeit.

Einige hilfreiche Rahmenbedingungen sind zum Beispiel, ob der jeweilige Mitarbeiter schulpflichtige Kinder hat. Ein alleinstehender Mitarbeiter kann auch außerhalb der Ferienzeit in sonnigere Gefilde fahren. Im besten Falle wird derjenige bevorzugt, dessen Wunschzeitraum für den Urlaub an einen festgesetzten Zeitraum gebunden ist. Beliebte Tage wie Brückentage oder der Resturlaub sind häufig die Termine, die schon direkt zu Anfang des Jahres feststehen. Diese sollten diplomatisch koordiniert und bei einem großen Ansturm auf die jeweiligen Brückentage gleichmäßig verteilt werden. So profitiert nicht immer derselbe Mitarbeiter von einem verlängerten Wochenende. Das Gefühl der Gerechtigkeit fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Der optimale Zeitpunkt zum Planen

Wenn bereits zu Beginn der Planung feststeht, inwieweit das Jahr mit Unternehmensveranstaltungen gefüllt ist, so sollten zu diesen Terminen nicht zu viele Mitarbeiter im Urlaub sein. Da diese Events besonders wichtig sind, um den Zusammenhalt und das „Wir“-Gefühl zu stärken. Der Urlaubsplaner bietet dafür die passende Übersicht.

Zeitliche Abstimmung erleichtert die Koordination im Team.

Zeitlich ebenfalls immer festgelegt und absehbar sind religiöse Feiertage. Während Termine wie Weihnachten und Ostern in Deutschland gesetzlich geregelt sind, so können Mitarbeiter anderer Glaubensrichtungen ganz andere wichtige Termine haben, die respektiert werden sollten. Räume jedem Mitarbeiter so gut wie möglich die Chance ein, seinen Wunschurlaub zu bekommen.

Besonders hierbei hilft ein webbasierter Urlaubsplaner, mit dem Mitarbeiter von zu Hause aus auf den eigenen Kalender zugreifen und Urlaubsanträge stellen können.  

Regeln erleichtern die Planung mit dem Urlaubsplaner

Auch wenn es keiner so wirklich gerne hat, so sind klare Regeln bei der Planung hilfreich und wichtig. Auch bei einem Urlaubsplaner hilft es, um es allen Beteiligten im Unternehmen so leicht wie möglich zu machen. Nimm diese Regeln am besten direkt in die Betriebsvereinbarung mit auf. In den meisten Fällen ist die Personalabteilung für die Regeln der Urlaubsplanung zuständig. Wenn noch keine Richtlinien vereinbart wurden, kann aber die Personalabteilung zu Rate gezogen werden. Diese stellt dann eine passende Regelvereinbarung auf. In Form von einer Checkliste fällt es den Mitarbeitern leichter, sich an die entsprechenden Absprachen zu halten. Die Liste wird dann an die jeweiligen Führungskräfte im Unternehmen weitergegeben. Dadurch ist sie für alle Teams und Mitarbeiter zugänglich. Dies berücksichtigt alle Arbeitnehmer gleichermaßen bei den Abstimmungen. Ein Urlaubsplaner hilft dabei, die Regeln erfolgreich umzusetzen.

Bedarf im Unternehmen – wer ist wann unverzichtbar?

Bedenke nicht nur jährliche Feiertage und Termine, sondern auch den jeweiligen Bedarf im Unternehmen. Führungskräfte und Teamleiter wissen im Voraus, welche Zeiträume für ihre Projekte und die dazugehörigen Teams essentiell sind. Vor allem wissen sie, wann es buchstäblich auf jeden Mitarbeiter ankommt. Besonders dann, wenn es branchenspezifisch viel oder wenig zu tun gibt, sollten sich Führungskräfte entsprechend Ihren Mitarbeitern gegenüber positionieren. Das ermöglicht die Chance, Erwartungshaltungen bezüglich der Urlaubsplanung rechtzeitig zu verkünden. Damit erspart man eine Menge Abstimmungsärger und ermöglicht den Mitarbeitern, Urlaube mit Familie und Freunden rechtzeitig zu planen. Wenn notwendig, können auch Urlaubssperren oder Betriebsurlaube für stärker oder schwächer betroffene Zeiten veranlasst werden. Ein Urlaubsplaner ermöglicht und vereinfacht entsprechende Beschränkungen.

In solchen Situationen ist es besonders einfach, einen Online-basierten Urlaubsplaner zu nutzen. Denn dieser zeigt Betriebsurlaub oder Urlaubssperren schnell und unkompliziert an. Veranlasse Beschränkungen entweder für einzelne Abteilungen, oder direkt das ganze Unternehmen. Die Urlaubssperre blockiert dann die Anträge von Mitarbeitern. Betriebsurlaube tragen sich automatisch in den Kalendern der Mitarbeiter ein und ziehen die Tage vom Urlaubsanspruch ab.

Urlaubsvertretung leicht gemacht

Achte bereits bei der Planung darauf, welcher Kollege den jeweils abwesenden Mitarbeiter in seinem Urlaub vertritt. So vermeidet man Reibungen optimal. Im Gegensatz zu einer Excel Tabelle ermöglicht eine Online-Urlaubsverwaltung ganz leicht einen Mitarbeiter für die Zeit der Abwesenheit als Vertretung auszuwählen. Ein Urlaubsplaner gewährleistet einerseits, dass der Arbeitsablauf und Zeitplan für anstehende Projekte geregelt ist. Andererseits weiß jeder Kollege auch wer der Stellvertreter ist, an den man sich wenden muss. Projekte laufen optimal weiter. Dadurch fällt es Mitarbeitern leichter, zukünftige Übergaben effizient zu gestalten. Eine wichtige Aufgabe ist zusätzlich, den Urlauber nach seiner Rückkehr auf den aktuellen Stand zu bringen. Somit schließt sich der Kreis der Übergabe.

Projekte und Aufgaben laufen mit dem richtigen Urlaubsstellvertreter kompetent weiter.

Überschneidungen von Mitarbeitern

Im besten Falle gibt es für jeden Mitarbeiter eine passende Urlaubsvertretung. Diese kann die Aufgaben des fehlenden Urlaubers nahtlos für den Zeitraum der Abwesenheit übernehmen. Problematisch ist es, wenn alle Mitarbeiter aus dem gleichen Aufgabenbereich zeitgleich fehlen. Dann liegt das Projekt schnell auf Eis und es kann zu Verzögerungen im Unternehmen kommen. Freigaben für Urlaubsanträge muss man mit Bedacht erteilen, damit es nicht zu Urlaubsüberschneidungen kommt. Schauen wir uns folgendes Beispiel an. Zwei Mitarbeiter beantragen zeitgleich für denselben Zeitraum Urlaub. Instinktiv entscheidet man häufig nach dem „First-Come-First-Serve“ Prinzip. Stattdessen sucht man am besten das Gespräch mit den betreffenden Kollegen auf. Je nach Situation verzichtet der eine oder andere Mitarbeiter möglicherweise auf seinen Anspruch und lässt dem Kollegen den Vortritt. 

Ein webbasierter Urlaubsplaner unterstützt dabei, Überschneidungen der Urlaubstage schon bei der Freigabe zu erkennen. Anders als bei einer Excel Tabelle werden bereits freigegebene Urlaubstage den jeweiligen Teammitgliedern im Kalender angezeigt und die Mitarbeiter stimmen sich effektiv untereinander ab. 

Resturlaub und Überstunden

Ein leistungsorientiertes Team stellt für jeden Arbeitgeber eine Freude dar. Doch Leistung und Motivation sind doch immer voneinander abhängig. Mitarbeiter brauchen die Möglichkeit, sich zu entspannen und zu erholen. Erst dadurch entsteht ein dauerhaft motiviertes Team. Regelmäßige Pausen und Freiheiten fördern die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Das birgt auch für Arbeitgeber Vorteile. Indem Mitarbeiter zum Erholen animiert werden, vermeidet man eine übermäßige Anhäufung von Überstunden. Stelle in jedem Falle klare betriebliche Regeln auf, bis wann der Resturlaub genommen werden muss. Ermutige deine Mitarbeiter, Überstunden so schnell es geht abzufeiern. So bewahrt man einen besseren Überblick und es freut den Mitarbeiter, der sich für das Unternehmen angestrengt hat. 

Eine Online-Urlaubsverwaltung zeigt auch mehrere Optionen der Abwesenheit. Darunter Home-Office, Dienstreisen, Messen, Weiterbildung, unbezahlten Urlaub, Sonderurlaub oder den genannten Überstundenabbau. Mitarbeiter können direkt vermerken, wenn sie nach einer betriebsstarken Woche einen Ausgleich vorsehen. Die Kalenderdarstellung verzeichnet die Anträge direkt und vereinfacht die Abstimmung der Kollegen.

Koordination und Planung von Urlaub und Überstundenabbau hilft Mitarbeitern und Arbeitgebern.

Urlaubsübergabe unter Mitarbeitern

Sobald ein Mitarbeiter im Urlaub ist, übernimmt ein Stellvertreter dessen Aufgaben. Neben dem Briefing des Stellvertreters ist auch die Übergabe an das Team sehr wichtig. Dadurch kann das Team das Projekt effizient weiter vorantreiben. Mitarbeiter brauchen klare Richtlinien für eine sinnvolle Übergabe. So läuft auch während der Urlaubszeit nichts schief und der Mitarbeiter wird in seinem Urlaub nicht gestört.

Je nach Zeitumfang des Urlaubs ist eine Übergabe mehr oder weniger detailliert. Eine Verteilung auf mehrere Kollegen ist sinnvoll, um den Stellvertreter so gut wie möglich zu entlasten. 

Übergaben als Vorteil erkennen

Eine gute Übergabe organisiert die Informationen für den Stellvertreter nach Wichtigkeit und Priorität. Deadlines müssen vermerkt und auch für den Rest des Teams zugänglich sein. Am besten findet ein persönliches Übergabegespräch statt, um den Kollegen vorbereitet an die Aufgaben heranzuführen. Dadurch können Fragen und Prioritäten noch vor Urlaubsantritt effektiv geklärt werden. Der stellvertretende Mitarbeiter bringt den Urlauber am Ende der Abwesenheit auch auf den neuesten Stand.

Urlaub ist Urlaub 

Das Aufheben eines bereits freigegebenen Urlaubsantrags ist schwierig. Daher muss man sicher sein, dass der Urlaub zeitlich und wirtschaftlich Sinn macht. Folgend muss der Urlaub auch respektiert werden. Vermeide am besten, den abwesenden Mitarbeiter während seiner Urlaubszeit zu kontaktieren. Weise auch die entsprechende Teamleitung und Kollegen an, sich daran zu halten. 

Für fast jeden Zweiten ist es laut einer Umfrage normal, im Urlaub regelmäßig über die Arbeit und die Aufgaben nachzudenken. 14% der Arbeitnehmer nutzen während Ihres Urlaubs freiwillig Stunden, um berufliche E-Mails zu lesen. 

Die überragende Mehrheit von 75% der Befragten braucht länger als eine volle Woche, um in ihrem Urlaub angekommen zu sein. Also erst, wenn der Urlaub entweder fast oder komplett vorbei ist. Deswegen sollte jeder Mitarbeiter die Möglichkeit bekommen, seinen Urlaub ungestört zu nutzen. 

Den Mitarbeiter entspannt und sorgenfrei in den Urlaub gehen lassen – mit dem richtigen Urlaubsplaner funktioniert’s.

Die Lösung – der Urlaubsplaner

Mit einem Online-Urlaubsplaner kann jeder Urlaubsantrag bei Freigabe persönlich kommentiert werden. Hier bietet sich Platz für positive Bestätigung an den jeweiligen Kollegen. Bei der Freigabe des Jahresurlaubs von über zwei Wochen erlaubt die Online-Urlaubsverwaltung eine Ermutigung des Mitarbeiters. Beispielsweise in Form einer Nachricht, sich diese Zeit wirklich als Entspannung zu nehmen. Man kann dem Kollegen auch vermitteln, dass er sein Laptop im Büro lassen kann. Die zusätzliche Ermutigung sorgt dafür, dass er erholt und motiviert ins Büro zurückkehrt. 

Online-Urlaubsplaner und Urlaubsverwaltung

Ein Online-Urlaubsplaner wie Vacationizr bietet Dir dabei alle Möglichkeiten! Koordiniere Teams und einzelne Mitarbeiter optimal. Organisiere und bereite die Kollegen auf anstehende Urlaube vor. Alles, was man für eine effiziente Urlaubsverwaltung benötigt, hält der Vacationizr für Arbeitgeber und Personaler bereit. Für bis zu fünf Anwender ist das Tool kostenfrei nutzbar. Überzeuge Dich jetzt vom Vacationizr! Genieße eine leichte, schnelle und effiziente Urlaubsverwaltung online!

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