Mitarbeiter Onboarding perfekt gelöst in 9 Schritten!

Neue Mitarbeiter mit Hilfe eines Einarbeitungsprozesses in das Unternehmen integrieren

Unter „Mitarbeiter Onboarding versteht man die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Durch die Aneignung von Fähigkeiten und Verhaltensweisen passen sich neue Mitarbeiter besser an. Somit ist es der erste Schritt in der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen. Deshalb steht die Wahrnehmung des Mitarbeiters im Mittelpunkt. Demnach bestimmt diese, ob und wie lange das Arbeitsverhältnis bestehen kann. Klingt übertrieben? Beispielsweise zeigt die „Onboarding im Fokus“ Studie von Stepstone aus 2019, wie ernst es ist. Hierzu wurden rund 13.000 Fachkräfte über ihre Erfahrungen befragt.

Begrüßung durch den Vorgesetzten am ersten Arbeitstag? Nur jede zweite Fachkraft kann davon positiv berichten. Das Team ist vorbereitet und weiß vom neuen Kollegen? Fehlanzeige, stattdessen ist bei jedem sechsten Neuling das Team nicht informiert. Und bei mehr als einem Drittel stand entsprechend keine eingerichtete Hardware zur Verfügung. Deswegen verlieren viele Unternehmen schon vorzeitig Fachkräfte, die eigentlich gut für den Job geeignet sind.

Das sollte euch nicht passieren. Deshalb verraten wir euch jetzt, wie euer Unternehmen Fettnäpfchen effektiv vermeidet und neue Mitarbeiter langfristig bindet! 

Wie funktioniert Mitarbeiter-Onboarding?

Die Einarbeitungsprozesse neuer Mitarbeiter unterscheiden sich sehr stark. Dementsprechend haben einige Unternehmen einen klar umrissenen Einführungsplan. Beispielsweise mithilfe Softwarelösungen, um den Prozess reibungsloser zu gestalten. Deswegen ist auch ein HR-Team, das den Mitarbeiter unterstützt, hilfreich. Andererseits gibt es aber auch Unternehmen, die keinen oder nur einen einfachen Plan für das Onboarding haben. Demnach umfasst dieser dann nur die grundlegenden Beitrittsformalitäten. Folglich erwarten diese Unternehmen von ihren neuen Rekruten, dass sie sich einfach anpassen.

Allerdings belegen Studien, dass das Onboarding die wichtigste Zeit in der Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen ist. Demnach bestimmt es sogar, wie sich der Mitarbeiter in Zukunft verhalten wird. Auch seine Leistung wird davon beeinflusst.

Deswegen müssen Unternehmer die Onboarding-Experience der Mitarbeiter ernst nehmen. Denn schlechte Erfahrungen neuer Mitarbeiter trüben das öffentliche Bild des Unternehmens. Also wird auch dieWahrnehmung der Marke beeinflusst. Beispielsweise resultiert diese Wahrnehmung folglich in schlechten Bewertungen auf Social-Media-Kanälen oder Bewertungsseiten. Solche Bewertungen erschweren dann später einen geeigneten Kandidaten zu finden. Außerdem wirken sie sich langfristig auf die Reputation aus.

Wie schafft man es also, jedes Mal ein ansprechendes Mitarbeiter Onboarding Erlebnis zu bieten?

Eine gelungene Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen und seine Abläufe fördert die individuelle Motivation und Produktivität


Vor dem ersten Tag

Der neue Mitarbeiter soll sich auf den ersten Tag freuen. Nichtsdestotrotz sind die meisten Menschen ziemlich aufgeregt. Denn natürlich möchte man einen guten Eindruck auf Arbeitgeber und Kollegen machen. Also sollten Unternehmen es ihnen gleich tun und sich ebenso sorgfältig auf den ersten Tag vorbereiten. Immerhin zeigt das Wertschätzung und erleichtert dem neuen Mitarbeiter somit die Erfahrung im neuen Job.

1. Mitarbeiter vorab einbinden

Kommunikation ist alles. Deswegen müssen neue Mitarbeiter im Voraus am besten über alles für sie relevante informiert werden. Entsprechend auch darüber, was der Einarbeitungsprozess mit sich bringt. Folglich ist es noch besser, wenn alle Formalitäten bereits vor ihrer Ankunft erledigt sind. Dadurch wird einerseits die Einarbeitung beschleunigt. Andererseits wird überdies auch sichergestellt, dass sich der neue Mitarbeiter nicht verloren fühlt. 

Darüber hinaus kann der neue Angestellte schon vor dem ersten Tag in Aktivitäten im Unternehmen mit einbezogen werden. Steht eine Feier im Betrieb an? Durch eine Einladung lernt der neue Mitarbeiter seine Teamkollegen also schon im lockeren Rahmen kennen. Verbringt das Team die Mittagspausen zusammen? Gleichfalls eine gute Gelegenheit, den zukünftigen Kollegen dazu zu holen! Das bereitet Team und Neuzugang gleichermaßen vor. Außerdem wird der Übergang im Mitarbeiter Onboarding Prozess erleichtert.

2. Zukünftiges Team informieren 

Es sollte selbstverständlich sein, dass das Team über den Neuzugang Bescheid weiß. Wer am ersten Tag im neuen Job von ratlosen Gesichtern begrüßt wird, der fühlt sich weder wertgeschätzt noch besonders wohl. Warum sollte sich der neue Mitarbeiter bemühen, wenn ihm der Eindruck vermittelt wird, dass er gar nicht wichtig ist? 

Daher sollten Team und Führungskräfte des Mitarbeiters lange im Voraus über den neuen Kollegen und dessen Rolle im Unternehmen Bescheid wissen. 

Den Kollegen vorab Bescheid geben, sodass der Start für beide gelingt

3. Equipment rechtzeitig bereitstellen

Schreibtisch, Computer, relevantes Equipment für den Job. Freilich, ein guter Start braucht auch das richtige Werkzeug. Wie oft ist es allerdings schon passiert, dass genau diese notwendigen Utensilien nicht bereitgestellt, beziehungsweise eingerichtet, sind? Laut Stepstone erlebt immerhin ein Drittel der neuen Fachkräfte genau dieses Szenario. 

Demnach hängt effiziente Einarbeitung hängt im Mitarbeiter Onboarding davon ab, ob alles Notwendige bereitgestellt ist. Deswegen sollte dem neuen Mitarbeiter an nichts fehlen, um einen guten Start zu garantieren. Dazu gehört ein fester Arbeitsplatz beim Team mit Schreibtisch, allen relevanten Anmeldedaten, Geräten und Zubehör. 

Erster Tag

Es geht los, der neue Kollege ist offiziell vor Ort! Dementsprechend erwarten den Mitarbeiter neue Eindrücke, neue Leute und neue Aufgaben, genauso wie neue Herausforderungen. Dennoch ist am ersten Tag jeder ein bisschen (wenn nicht sogar sehr) nervös. Wohingegen dies unabhängig von Erfahrung und Dienstalter ist. Deshalb sollte es am ersten Tag darum gehen, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen. Dazu gehört natürlich ihn ausgiebig herumzuführen und vorzustellen. Außerdem sollte man ihm Ruhe für das Herantreten an seine ersten Aufgaben und Briefings geben. Anfangs schafft dies direkt eine Arbeitsumgebung, die einfühlsam, ermutigend und vor allem menschlich ist.

Neuen Mitarbeitern die ersten Tage erleichtern mit einem gelungenen Onboarding-Prozess

4. Erster Rundgang und Willkommenspakete

Kleine Aufmerksamkeiten gepaart mit einem Rundgang durch das neue Büro bewirken beim Mitarbeiter Onboarding Wunder. Insofern kommt der Mitarbeiter erstmal in der neuen Umgebung an, anstatt dass er sofort mit Aufgaben überhäuft wird. Dadurch lernen die Mitarbeiter beispielsweise Gebäude und relevante Räume kennen. Zusätzlich können sie sich auch mit künftigen Teamkollegen vertraut machen. 

Außerdem bieten viele Unternehmen Willkommenspakete an. Allerdings kann das schnell ein plattes 08/15 Geschenk werden. Unser Tipp: Abseits der üblichen Büroutensilien schauen, was zum Unternehmen und den Herausforderungen des neuen Mitarbeiters passt. Falls die Ideen fehlen, haben wir einige Optionen vorbereitet. Wie wäre es beispielsweise mit einem papierlosen Begrüßungspaket? Oder eine videogestützte Einführung in das Unternehmen? Entsprechend helfen Anbieter wie Mula helfen darüber hinaus dabei, persönliche Onboarding Pakete zu erstellen.

5. Begrüßung durch Führungskräfte 

Die Begegnung mit den Führungskräften trägt wesentlich zur Stärkung der Moral im Mitarbeiter Onboarding bei. Entsprechend ist es zwar nicht immer möglich, den Terminkalender aller Führungskräfte für jeden einzelnen neuen Mitarbeiter frei zu halten. Allerdings ist ein gemeinsames Treffen der Neuankömmlinge mit der Geschäftsführung durchaus sinnvoll. Beispielsweise funktioniert dies in kleiner Runde mit einem kurzen Vorstellungsmeeting und ermunternden Worten. Ferner stellt ein gemeinsames Mittagessen eine schöne Möglichkeit dar. Folglich fühlt sich der neue Mitarbeiter aufgehoben und akzeptiert.

Mitarbeiter willkommen heißen und Wertschätzung ausdrücken

Erste Woche

Anfangs müssen neue Mitarbeiter eine Routine finden, die für sie funktioniert. Indessen können sie sich im Team zurechtfinden. Dabei erfahren sie mehr über das Unternehmen, ohne zu sehr mit Arbeit belastet zu werden. Infolge dessen ist klar: je informativer die erste Woche ist, desto schneller kann der Mitarbeiter mit der Arbeit beginnen.

6. Unterstützung der Teamleitung

Die erste Woche des Mitarbeiter Onboarding sollte genügend Gelegenheiten für die Teamleitung bieten, um Zeit mit dem neuen Kollegen zu verbringen. Hierdurch haben beide Seiten die Möglichkeit, eine gemeinsame Strategie zu entwerfen. Außerdem können alle Fragen beantwortet werden, die der neue Mitarbeiter hat.

7. Mentor-Programm

Ein Mentor kann dem neuen Mitarbeiter nicht nur direkt beim Onboarding sondern auch langfristig helfen. Dadurch bekommt der Neuling ein sicheres Gefühl, alle Fragen an eine eigene Bezugsperson richten zu können. Ein vertrauenswürdiger Mentor wirkt sich demnach nicht nur auf die Motivation aus. Er hat außerdem auch Einfluss auf das Wohlbefinden des neuen Mitarbeiters. Einerseits legt ein Mentor Ziele für Leistung und Entwicklung mit seinem Schützling fest. Dabei steht er als Motivator und Ratgeber zur Seite. Andererseits ist er auch Vertrauensperson, die bei Problemen und Fragen aushilft.

Einen Onboarding Buddy kann die Employee Experience von Beginn an deutlich verbessern

Erste drei bis sechs Monate

Der Onboarding-Prozess zieht sich oft über mehrere Monate hinweg. Erst danach ist der Mitarbeiter vollständig integriert und arbeitet selbstständig. Daher helfen zwei finale Punkte in diesem letzten Schritt des Mitarbeiter Onboardings!

8. Check-in-Termine festlegen und einhalten 

Egal, ob es sich um einen einfachen Mitarbeiter Onboarding Plan oder um eine relativ strenge Struktur handelt. Wichtig sind regelmäßige Check-Ins mit dem Neuling. Folglich profitiert nicht nur der neue Mitarbeiter davon, sondern auch alle anderen. Allerdings müssen nicht alle Check-Ins in der Arbeitsumgebung stattfinden. Einige könnten beispielsweise bei Veranstaltungen, in Teamausflügen oder sogar als lockeres Update bei einem Kaffee geplant werden.

9. Kontinuierliches Feedback

Während des Mitarbeiter Onboardings ist es wichtig, dass der neue Mitarbeiter zu Wort kommt. Denn nur wenn er Feedback geben darf, wird die Zusammenarbeit verbessert. Dadurch hat der Mitarbeiter das Gefühl, dass seine Vorschläge ernst genommen werden. Aber er hilft auch aktiv bei der Feinabstimmung. Somit wird der Onboarding Prozess fürs nächste Mal verbessert.

Erfolgreiches Onboarding lebt von regelmäßigen Mitarbeitergesprächen und konstruktiven Rückmeldungen

Auf ins Mitarbeiter Onboarding!

Am besten hat man beim Mitarbeiter Onboarding ein engagiertes, motiviertes und einfühlsames Team mit an Bord. Denn die Verantwortung liegt schließlich nicht allein bei einer Person. Vielmehr hängt der Erfolg des Onboarding Programms von der Zusammenarbeit aller Beteiligten ab. 

Wir wünschen Viel Spaß und Erfolg beim Onboarding!

 

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