Urlaubsplaner – das sollte jede Personalabteilung wissen!

Die Organisation von Urlauben und Abwesenheiten ist ein kompliziertes Unterfangen. In jeder Personalabteilung ist dies ein wiederkehrendes Thema. Unabhängig von der Art der Abwesenheit, die Personaler müssen viele Punkte beachten. Krankheitsbedingte Abwesenheit bedarf anderer Handhabung als bezahlter Urlaub, Home-Office oder gar Überstundenabbau. Das stellt Personalabteilungen vor eine große Herausforderung. Dabei liegt die Entlastung der Personaler mit einem Online Urlaubsplaner auf der Hand. Wie ein Urlaubsplaner das Management von Urlaub und Verwaltung erleichtert, zeigen wir hier!

Mit dem Urlaubsplaner Vacationizr wird Urlaubsplanung leicht gemacht.

Wie profitiert die Personalabteilung von einem Online Urlaubsplaner? 

Die manuelle Urlaubsverwaltung ist in der Regel ziemlich aufwendig. Zunächst beansprucht das Urlaubsmanagement viel Zeit. Außerdem werden Anträge in den meisten Fällen über mehrere Ecken und Stationen verarbeitet. Erst dann kommt es zu einer Entscheidung und der letztlichen Freigabe. Doch es gibt eine Möglichkeit, den Prozess abzukürzen! Die Lösung ist die digitale Urlaubsverwaltung. Das webbasierte Urlaubsverwaltungstool Vacationizr von ermöglicht eine unkomplizierte Bearbeitung der Urlaubsanträge. Damit macht der Online Urlaubsplaner dem unnötigen Papier- und Antragswahnsinn ein Ende. Optimierte Prozesse und erleichterte Arbeit der Personalabteilung. Mit dem Vacationizr profitieren alle Ebenen: Mitarbeiter, Personalverantwortliche und Arbeitgeber!

Zauberwort Self Service

Über Self Service mit einem Online Urlaubplaner wie dem Vacationizr können Mitarbeiter und Personaler selbst auf Informationen zugreifen. Es ermöglicht, Anträge für Urlaub zeit- und standortunabhängig zu stellen. Bereits vergebene Urlaubstage von Kollegen werden online angezeigt. Der Vacationizr ermöglicht eigenes Handeln, ohne mit einer Kontaktperson aus der Personalabteilung oder Geschäftsführung sprechen zu müssen. Die Freigaben erfolgen dann von der Gegenseite ebenso unabhängig. Das macht den Vacationizr flexibler als eine manuelle Urlaubsverwaltung.

Eine Ansicht der Übersicht der Kollegen und den verschiedenen Urlaubstagen.
Alle Informationen auf einen Blick. Im Vacationizr können eigenständig Urlaub beantragt und Informationen abgerufen werden.

Kalender trifft auf Urlaubsplaner

Flexibilität in der Urlaubsverwaltung? Das funktioniert! Das zeigt auch die Kalenderintegration des Vacationizr. Die Kalender von beispielsweise Google und Microsoft Outlook treffen hier auf das ergänzende Gegenstück – den Urlaubsplaner. So haben Personalverantwortliche und Mitarbeiter über mehrere Plattformen hinweg alles im Blick. Auch der Export nach Excel ist möglich, falls gewünscht. 

Personalmanagement leicht gemacht

Personalverwalter und Mitarbeiter werden bei der Beantragung und Bearbeitung von Urlaubsanträgen vom Vacationizr unterstützt. Die selbsterklärende Nutzeroberfläche ermöglicht die sofortige Anwendung ohne lange Einarbeitungszeiten. Mitarbeiter können den Vacationizr darüber hinaus auch ohne eigene E-Mail-Adresse verwenden, was eine weitere Arbeitserleichterung darstellt. Die Integration von Mitarbeitern kann effektiv von überall aus, auch per Smartphone, erfolgen. Mit der Einstellung von eigenen Themes wird die Benutzeroberfläche ganz nach eigenem Geschmack angepasst. Die Mitarbeiter können auch eigene Avatare einstellen, um die Zuordnung der Urlaubszeiten zur jeweiligen Person noch leichter zu machen. Somit ist immer klar, welcher Kollege zu welchem Zeitpunkt im Urlaub ist oder einen Antrag gestellt hat.

Das Dashboard des Vacationizr. Der Urlaubsplaner zeigt alle Informationen zu Anträgen, Urlaubstagen und Verläufen einfach im Protokoll und täglichem Dashboard.
Das tägliche Dashboard und Protokoll im Urlaubsplaner Vacationizr zeigen einfach, welche Anträge neu dazu gekommen sind und bearbeitet werden müssen.

Zeit- und Kosteneffizienz

Zeit sparen, klar! Aber Geld ebenso? Wir wissen mittlerweile, Zeit ist ebenso Geld. in jedem Unternehmen kommt es letztlich darauf an, wie effizient eine Aufgabe ausgeführt wird. Je effizienter, desto kostengünstiger! Darüber hinaus ist aber der Urlaubsplaner Vacationizr für bis zu fünf Nutzer kostenfrei! Genau, kostenlose Urlaubsplanung vom ersten Tag an. Jeder weitere Benutzer wird nach dem „Pay as you grow“ Prinzip hinzugefügt. Nur einen Euro pro weiteren Mitarbeiter kostet der digitale Urlaubsplaner.   

Gerade für Startups sowie kleinere oder mittelständische Unternehmen bietet der Vacationizr damit eine kostengünstige Alternative an. Vor allem Jungunternehmen haben die Möglichkeit, sich von Anfang an zu strukturieren. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Mitarbeitern Dokumente jederzeit von überall aus zur Verfügung zu stellen. Vacationizr befriedigt diesen Anspruch und wächst kostengünstig mit dem Unternehmen mit.

Vacationizr ist jederzeit mit einer anteiligen Rückerstattung kündbar, sodass keine lange Vertragslaufzeiten entstehen. Auch das Hinzufügen und das Entfernen von Benutzern ist problemlos möglich und führt somit nicht zu unnötigen Kosten im Fall einer Kündigung.

Die Übersicht der Benutzer ist einfach und deutlich im Vacationizr. Die Tabelle zeigt mehrere Benutzer mit verschiedenen Freigaben und Informationen zu Resturlaub.
Verschiedene Benutzer können einfach und schnell von überall aus hinzugefügt und verwaltet werden.

Mehrstufige Freigaben und Überschneidungscheck

Aber nicht nur für Startups oder kleine Unternehmen ist der Urlaubsplaner ideal. Auch für große Unternehmen ist der Vacationizr hervorragend geeignet. Auch mit Firmensitzen in unterschiedlichen Ländern und mit mehr als 500 Mitarbeitern kommt der Urlaubsplaner klar. Beispielsweise verschafft er Konzernen eine bessere Übersicht über die verschiedenen Zuständigkeiten. Somit bearbeiten Freigeber nur die ihnen zugewiesenen Anträge und können übersichtlich die verbleibenden Urlaubstage ihrer Mitarbeiter einsehen. Dadurch lassen sich arbeitsrelevante Überschneidungen vermeiden und frühzeitig Vertretungen organisieren. Mehrstufige Freigaben sind ebenfalls möglich und erleichtern die Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen. Abteilungsleiter behalten ebenfalls den Überblick über fehlende Mitarbeiter. Denn das Dashboard informiert über alle aktuellen Abwesenheiten. Zusätzlich können Unternehmen eigene Abwesenheiten für Mitarbeiter definieren. 

Wenn es erwünscht ist, können auch Kollegen auf die Abwesenheiten ihrer Teammitglieder zugreifen. Durch diese Option entsteht eine hohe Flexibilität innerhalb des Unternehmens. Mitarbeiter können sich also untereinander koordinieren. Besonders sinnvoll ist dies bei Krankheitsausfällen, bei denen jedes Unternehmen spontan reagieren muss. Dann kann der betroffene Kollege seine Krankmeldung hochladen und das verbleibende Team wird unverzüglich informiert.

Die Übersicht der Freigaben im Vacationizr. Mehrstufige Freigaben und Überschneidungschecks sind möglich.
Freigaben sind mit dem Vacationizr einfach zu handhaben. Mehrstufige Freigaben und die Kontrolle von Überschneidungen erleichtern das Personalmanagement

Fazit zum digitalen Urlaubsplaner

Fassen wir die Vorteile des digitalen Urlaubsplaner Vacationizr noch einmal zusammen… 

  • Arbeitsabläufe im Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement werden optimiert
  • Beantragung und Validierung von Fehlzeiten werden vereinfacht
  • Self Service auf beiden Seiten – Mitarbeiter und Personalverwaltung
  • Überschneidungscheck für eine bessere Urlaubsplanung
  • Mehrstufige Freigaben für eine optimierte Koordination zwischen Abteilungen und Verantwortlichen
  • Anzeige und Aktualisierung der verbleibenden Urlaubstage stehen für jeden Mitarbeiter in Echtzeit über seinen persönlichen Account zur Verfügung
  • Übersicht von Urlaubskalendern und Zeitplänen pro Mitarbeiter, Team, Abteilung oder für das gesamte Unternehmen
  • Kalenderintegrationen sind möglich
  • Eigene Themes und Avatare sind einstellbar
  • weniger Papierverbrauch – ein Beitrag für den Umweltschutz
  • geringeres Fehlerrisiko und einfache Korrekturen

Überzeugt? Dann am besten direkt ausprobieren – Vacationizr als digitale Lösung von Ashampoo Systems für Urlaubsplanung mit kostenfreiem Einstieg.

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